Proses Alih Media Pada Sistem Pengarsipan-Tak dapat dipungkiri sistem pengarsipan merupakan salah satu elemen yang penting dalam proses kerja sebuah instansi, oleh karena itu sistem pengarsipan haruslah mengikuti perkembangan teknologi, saat ini revolusi pada system pengarsipan sudah berkembang sangat pesat terbukti dengan adanya system pengarsipan elektronik atau digital, apa itu system pengarsipan elektronik / digital ?, sebuah system yang menggunakan media elektronik / digital sebagai basis pengelolaan kearsipan itu sendiri, dengan kata lain system kearsipan elektronik menggunakan media elektronik sebagai pusat pengelolaan dokumen kearsipan.
Banyak sekali keuntungan penggunaan metode ini beberapa diantaranya :
- kecepatan, dalam hal ini penggunaan dan pengelolaan dokumen kearsipan menjadi lebih cepat dibanding pengelolaan dokumen konvensional (secara fisik), ini dikarenakan system ini mempunyai kelebihan dalam hal akses yang bisa digunakan dalam satu tempat untuk semua file atau dokumen yang tersimpan.
- efisiensi, dengan menggunakan system ini maka semua kegiatan pengelolaan bisa dilakukan dengan efisien dan tepat sasaran.
- keamanan, penggunaan hak akses dan perlindungan dengan password yang hanya diberikan kepada pihak yang telah ditentukan membuat perlindungan dokumen menjadi lebih baik.
Proses Alih Media Pada Sistem Pengarsipan
Hal pertama yang perlu dilakukan bagi pengelola kearsipan jika ingin menggunakan metode ini adalah Proses Alih Media Pada Sistem Pengarsipan, hal ini berlaku bagi pengelola yang masih menggunakan arsip fisik didalam proses pengelolaannya, yang dimaksud alih media disini adalah mengkonversi dokumen fisik menjadi dokumen digital, cara yang umum digunakan adalah dengan metode scan, yaitu men-Scan dokumen fisik yang menghasilkan dokumen dalam bentuk data / digital dan menyimpannya kedalam system atau database, hal ini mutlak harus dilakukan karena semua pengelolaan arsip digital menggunakan dokumen digital juga sebagai subjeknya.
Peralatan yang dibutuhkan secara umum yaitu , mesin scan berkecepatan tinggi, PC / Laptop, Sebuah software pengelola dokumen. Gambaran Proses Alih Media Pada Sistem Pengarsipan yaitu : Dokumen Fisik => Scan => Dokumen elektronik => Simpan => Database => Kelola. Jadi setelah proses pada dokumen elektronik maka semua dokumen tersebut disimpan kedalam sebuah database dengan klasifikasi sesuai dengan jenis dokumen tersebut, dan pada proses pengelolaannya tinggal memasukan klasifikasi dokumen yang akan dicari, maka system aplikasi akan menampilkan data yang akan kita cari tersebut.
dari beberapa gambaran diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengelolaan dokumen berbasis elektronik mengharuskan semua dokumen yang dikelola berbentuk digital dan pengelolaannya memerlukan sebuah software yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri.
