Proses Identifikasi Pada Pengarsipan
Pada proses pengarsipan proses identifikasi merupakan suatu unit yang tidak terpisahkan dalam pengelolaan manajemen dokumen, berikut beberpa hal yang terkait dengan proses identifikasi pada pengarsipan :
Identifikasi, merupakan sarana guna menemukan kembali suatu informasi yang terkandung dalam sebuah dokumen melalui tanda pengenal yang berguna sebagai pembeda surat satu dengan surat lainnya berdasarkan informasi yang terkandung didalamnya, atau bagian suatu identitas yang dijadikan sebagai tanda pengenal suatu arsip atau dokumen.
Unit, merupakan bagian kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri, atau bias juga disebut bagian terkecil dari suatu nama, jadi setiap judul mempunyai bagian yang disebut dengan unit.
Kode, merupakan sebuah tanda atau symbol yang dibubuhkan pada lembaran arsip sebagai tanda penyimpanan arsip.
Koding, Adalah sebuah proses kegiatan untuk memberikan tanda atau sinbol pada arsip, yang dapat mewakili isi yang terkandung didalam arsip itu sendiri.
Petunjuk silang, Sebuah alat penunjuk dari indeks yang dipakai, atau sebagai petunjuk hubungan antara satu indekz dengan indeks yang lain.
Terdapat dua macam petunjuk silang yaitu :
- Petunjuk silang langsung, merupakan petunjuk yang menunjukan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang mempunyai isi lebih dari satu informasi atau masalah.
- Petunjuk silang tidak langsung, yaitu petunjuk silang yang digunakan untuk menunjukan hubungan antara suatu informasi dengan informasi lainnya yang saling terkait.
Beberapa prosedur yang digunakan dalam proses pengarsipan surat adalah :
- Membaca dokumen secara teliti dan seksama.
- Memeriksa apakah surat sudah ditandai dengan tanda siap disimpan.
- Menetapkan judul surat.
- Pengindeksan tanda pengenal sesuai dengan prosedur Utama.
- Membuat petunjuk silang.
- Membuat kode surat.
- Proses Sortir untuk memilah dan mengelompokan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyimpan arsip pada suatau alat dan area penyimpanan yang khusus.
Beberapa perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip system abjad yaitu sebagai berikut :
- Filling Cabinet, Lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide yang umumnya mempunyai beberapa laci dan ruang terpisah.
- Folder, Tempat untuk menyimpan lembaran arsip, dokumen, surat-surat kantor yang berbentuk segi empat yang berlipat duaseperti map pada umumnya.
- Guide, merupakan sebuah petunjuk dan pemisah antar folder-folder yang pada umumnya berukuran sama dengan folder terbuat dari karton tebal.
Untuk Proses Identifikasi Pada Pengarsipan itu sendiri harus dilakukan oleh Sumber Daya yang memang mempunyai pengetahuan yang lengkap tentang semua proses dan alur kerja suatu organisasi, dikarenakan proses identifikasi ini merupakan elemen awal penentu efektif atau tidaknya sebuah system manajemen kearsipan pada sebuah organisasi, dengan adanya Proses Identifikasi Pada Pengarsipan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan organisasi maka proses selanjutnya akan lebih mudaj dilakukan termasuk proses pencarian kembali sebuah informasi dalam sebuah arsip.
