Proses Kegiatan Dokumentasi Pada Lingkup Perkantoran

Proses Kegiatan Dokumentasi Pada Lingkup Perkantoran merupakan suatu hal yang wajib ada, karena dokumentasi mampu memberikan informasi-informasi terkait berbagai macam kegiatan pekerjaan dalam ruang lingkup perkantoran. Oleh karena itu proses penyimpanan dokumen tidak bias dilakukan dengan cara yang umum melainkan harus melalui perencanaan yang sangat baik dan terstruktur agar dokumen mudah dikelola dan dilindungi.

Tahapan dalam kegiatan dokumentasi

a. Mencari dan mengumpulkan dokumen

Proses ini mempunyai tujuan untuk memperoleh dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan dokumentasi, baik itu dokumen korporal, Literal, maupun dokumen privat. yang dikumpulkan dengan cara menerima, memberi, tukar menukar, membeli Informasi.

b. Memasukan dokumen dalam database

Dokumen yang telah dikumpulkan sebaiknya dimasukan kedalam sebuah database sehingga dalam proses pengondeksan akan lebih mudah dan menunjang pencarian kembali informasi dimasa mendatang. dalam hal ini yang dapat dimasukan kedalam database merupakan sebuah identitas dokumen saja yang mampu menggambarkan isi dan informasi yang terkandung didalam dokumen tersebut.

c. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi.

Beberapa langkah dalam mengolah dokumen antara lain :

• Memilih dokumen.
• Mengkaji dokumen.
• Membuat ringkasan abstark dokumen.
• Menetapkan dokumen yang telah selesai sebagai bahan dokumentasi.
• Menyebarluaskan dan menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi.

d. Mereproduksi dokumen

Proses ini merupakan aktifitas menggandakan dokumen yang telah diolah sesuai dengan kebutuhan user seperti ringkasan, terjemahan, dan lain sebaginya.

e. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen

Dokumen harus dapat menyajikan informasi yang tepat sesuai kebutuhan user. Sedangkan pada penyebarluasan dokumen dapat dilakuakn dengan cara distribusi aktif maupun pasif.

f. Menyimpan dan pemeliharaan dokumen

Pada proses ini ada dua bidang yang terkait dengan proses penyimpanan yaitu perpustakaan untuk dokumen literal dan bidang kearsipan untuk dokumen privat, dan pada proses penyimpanan nya dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : menyimpan dokumen fisik dan menyimpan dokumen informasi dalam hal ini dokumen  yang tersimpan hanya berupa isi ataupun keterangan mengenai dokumen tersebut saja .

Untuk penyimpanan dokumen fisik arsip atau dokumen disimpan menurut system kearsipan antara lain : system abjad, masalah, wilayah, tanggal dan nomor’ sedangkan untuk penyimpanan dokumen nonfisik dapat dilakuakn dengan menggunkan berbagai macam media, seperti hardisk computer, flashdisk, database, CD Room, dan media penyimpanan elektronik lainnya.

Setelah melihat berbagaimana Proses Kegiatan Dokumentasi Pada Lingkup Perkantoran maka dapat dikatakan bahwa Proses ini harus direncanakan dan di ekseskusi dengan baik agar dapat mencapai tujuan organisasi, karena Proses Kegiatan Dokumentasi Pada Lingkup Perkantoran merupakan jantung dalam sebuah organisasi. Dengan adanya Proses Kegiatan Dokumentasi Pada Lingkup Perkantoran yang baik dan benar maka secara langsung dapat memberikan dampak positif untuk kegiatan organisasi.