Proses Scan Pada Alih Media Digital – Alih media digital merupakan proses konversi dokumen yang tadinya dalam bentuk fisik menjadi ke bentuk digital setelah didapatkan dokumen dalam bentuk digital inilah maka kita akan bisa melakukan proses pengelolaan dokumen dalam bentuk digital atau elektronik.
Saat ini dunia sudah masuk kedalam era digital, dimana semua aspek dalam berbagai kegiatan sudah masuk kedalam penggunaan teknologi digital, begitupun dengan teknologi pengelolaan dokumen pada saat ini, penggunaan teknologi sebagai basis pengelolaan dokumen menjadi trend baru dikalangan pengelola dokumen, ada beberpa langkah dalam mempersiapkan pengelolaan dokumen berbasis digital ini, salah satu langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengkonversi dokumen fisik menjadi dokumen Softcopy bisa dalam bentuk data, gambar, audio ataupun jenis lainnya.
Proses Scan Pada Alih Media Digital
Langkah pertama yang harus kita lakukan dalam melakukan proses alih media digital yaitu adalah proses Scan, dimana kita mengkonversi dokumen dalam bentuk fisik menjadi dokumen dalam bentuk data, akan tetapi sebenarnya proses scan ini tidak semudah yang terlihat dibutuhkan banyak sekali persiapan sebelum melakukan proses scan ini, proses tersebut antara lain :
- Proses pengumpulan dan klarifikasi sumber materi bahan dokumen yang akan dialih mediakan, karena tidak semua dokumen yang ada di sebuah organisasi akan di alih mediakan dokumen – dokumen berjalan yang tidak memiliki informasi yang terlalu penting dapat kecualikan dari proses alih media.
- Filtering, merupakan proses penyaringan dan seleksi pemilihan dokumen berdasarkan kebijakan yang ada didalam organisasi itu sendiri yang mengacu kepada kualitas infformasi yang ada didalam dokumen itu sendiri sehingga dapat dihasilkan klasifikasi dasar untuk dokumen – dokumen yang layak untuk di alih mediakan.
- Mempersiapkan klasifikasi tujuan penyimpanan data, hal ini dilakukan agar setelah dokumen tersebut selesai di scan maka dimanakah dokumen tersebut akan disimpan, dalam hal ini biasanya kitta bisa membuat clustering data berdasarkan sumber dokumen ataupun divisi mana dokumen tersebut diciptakan ataupun digunakan, sebagai contoh kita bisa membuat beberapa folder pentimpanan sebagai tujuanuntuk penyimpanan data seperti : Admin, Marketing, HRD, Back Office dan lain sebaginya. Dengan adanya hal tersebut maka kita akan dapat dengan mudah melakukan penyimpanan dan pengelolaan kembali dokumen digital secara tepat dan efisien.
- Sebuah sistem pengelolaan dokumen berbasis digital, Setelah semua dokumen telah dikonversi dalam bentuk digital maka kita harus juga mempersiapkan sebuah sistem pengelolaan dokumen digital atau yang lebih dikenal dengan dokumen manajemen sistem, dimana sistem ini akan menjadi aplikasi utama dalam pengelolaan dokumen tersebut, sebenarnya pengelolaan dokumen ini bisa dilakukan dengan menggunakan pola tradisional yaitu menyimpan dokumen tersebut kedalam folder tertentu didalam sebuah PC atau computer dan pola penggunaan kembali dokumen dengan mengakses folder – folder tersebut, akan tetapi hal ini mengurangi keefisiensian pengelolaan dokumen disamping itu aspek keamanan yang cukup rentan membuat metode ini sangat tidak di sarankan.
Proses scan merupakan hal yang terlihat mudah dari luarnya, akan tetapi sesungguhnya tidak semudah yang terlihat, dapat anda bayangkan ribuan atau jutaan dokumen fisik yang diproses menjadi dokumen softcopy sudah pasti diperlukan ketelitian yang cukup dan waktu yang cukup lama, oleh karena itu proses scan ini harus ditunjang dengan sumber daya manusia yang cukup serta peralatan scan yang memadai, sehingga diharapkan hasil yang didapat akan sesuai dengan rencana dan tujuan dari proses alih media ini.
Semoga Bermanfaat…..
