Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara merupakan kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris sesuai dengan ketentuan perundang – undangan. Jadi dalam menjalankan tugasnya salah satu kewajiban notaris dalam bidang administrasi adalah menyimpan dan memelihara semua dokumen termasuk diantaranya adalah kumpulan akta dan berbagai dokumen lainnya yang disebut protokol notaris, yang termasuk dalam dokumen protokol notaris antara lain :
- Minuta akta.
- Repertorium atau buku daftar akta.
- Klapper atau buku daftar nama penghadap.
- Buku daftar akta dibawah tangan yang penanda tanganannya dilakukan dihadapan notaris atau akta dibawah tangan terdaftar.
- Buku daftar protes.
- Buku daftar wasiat.
- Buku atau dokumen lain yang harus disimpan berdasarkan peraturan perundang – undangan.
Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara
Jadi perlakuan kepada dokumen protokol notaris harus dilakukan dengan sangat hati – hati dan harus disimpan dan dijaga agar tetap otentik. Akan tetapi sebagai seorang notaris yang masa jabatannya dibatasi hanya sampai umur biologisnya berusia 65 tahun maka perawatan dokumen protokol notaris ini akan menjadi sulit karena penyimpanan protokol notaris tidak terbatas sepanjang protokol notaris tersebut dibutuhkan klient atau pihak – pihak terkait dalam artian penyimpanan arsip protokol notaris ini harus tetap ada walaupun notarisnya sudah masuk masa pensiun. Oleh karena itu dalam pasal 65 UUJN menyebutkan bahwa : “Notaris, Notaris Pengganti, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggung jawab atas setiap Akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris”.
Disamping itu masalah lain yang ada yaitu kerusakan pada dokumen protokol notaris akibat termakan waktu, rayap, bencana alam ataupun hal lainnya, Oleh karena itu Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara harus diperlakukan dengan sangat teliti dan istimewa, hal yang dapat dilakukan untuk penyimpanan dokumen protokol notaris yaitu dengan menggunakan peralatan penyimpanan atau lemari arsip yang sesuai dengan kebutuhannya antara lain mempunyai karakteristik sebagai berikut :
Lemari arsip harus mempunyai daya tahan yang sangat tinggi
daya tahan dari sebuah lemari arsip terlihat dari beberapa bahan dasar yang digunakan untuk lemari arsip tersebut, seperti jenis bahan material (Besi, Baja, kayu dan bahan lainnya) dan juga ornamen pendukung lainnya. Dengan menggunakan bahan berkualitas baik dan juga konfigurasi yang baik maka sebuah lemari arsip akan memberikan daya tahan yang sangat tinggi sehingga akan menunjang penyimpanan dokumen protokol notaris dengan sangat baik seiring dengan keberadaan lemari arsip tersebut.
Lemari arsip harus memiliki tingkat keamanan yang sangat baik
Dokumen protokol notaris merupakan sebuah dokumen yang mempunyai informasi yang sangat penting dan bernilai, oleh karena itu dokumen protokol notaris wajib dilindungi dan dijaga keberadaannya, hal ini terkait dengan informasi yang ada didalam sebuah protokol notaris itu sendiri, oleh sebab itulah untuk menyimpan dokumen protokol notaris diperlukan sebuah lemari arsip yang mampu memberikan jaminan keaman untuk dokumen yang tersimpan didalamnya. Keamanan yang dimaksud yaitu merupakan perlindungan dari pencurian dan penyalahgunaan dokumen, serangan suhu udara yang berlebihan yang membuat dokumen rusak, serangan bencana alam (Kebakaran, kebanjiran dan lain-lain) serta hal lainnya yang bisa mengancam kelestarian dan keberadaan dokumen.
Lemari arsip harus memiliki kapasitas yang luas
Dengan ruang penyimpanan berkapasitas luas maka dokumen protokol notaris yang mampu disimpan didalam lemari tersebut akan sangat maksimal, hal ini terkait dengan banyaknya dokumen protokol notaris yang akan disimpan, bisa dibayangkan dokumen protokol notaris sebagai sebuah dokumen yang terus lahir tanpa ada retensi akan membutuhkan ruang penyimpanan yang terus bertambah kedepannya, oleh karena itu dengan menggunakan lemari arsip berkapasitas besar akan membantu anda dalam mengefisienkan ruang penyimpanan.
Lemari arsip harus memiliki desain yang kokoh dan elegan
Dilihat dari aspeknya sebagai sebuah peralatan penyimpanan lemari arsip juga berfungsi sebagai objek interior sebuah ruangan, dengan pemilihan bentuk dan warna yang sesuai maka keberadaan sebuah lemari arsip tidak hanya terbatas sebagai media penyimpanan saja akan tetapi juga sebagai interior kantor yang akan menambahkan pemandangan yang dinamis dan elegan untuk kantor anda.
Penutup
Sebagai seorang notaris sudah pasti memiliki banyak sekali dokumen yang dikelolanya, oleh karena itu sudah dapat dipastikan seorang notaris memerlukan sebuah lemari arsip yang termasuk dalam karakteristik kriteria diatas, sebagai bahan referensi untuk produk – produk yang sesuai dengan spesifikasi diatas anda bisa mengunjungi salah satu website penyedia peralatan filling system terbaik yang ada diindonesia hingga saat ini di http://spectrum-fileforce.com/ atau anda bisa langsung menghubungi nomor berikut : 08111603535 via Whatsapp atau direct phone langsung.
Semoga Bermanfaat….
