Retensi Pada Dokumen Rekam Medis-Sebagai salah satu proses yang wajib dilakukan pada pengelolaan dokumen Rekam Medis retensi pada dasarnya mampu membuat efektifitas ruang penyimpanan maupun sistem bisa berjalan dengan seimbang. Ruang filing sendiri merupakan tempat penyimpanan dokumen rekam medis yang ada selama ini, setiap hari seiring dengan pertambahan pasien maka dokumen rekam medis akan semakin banyak baik dokumen pasien baru ataupun dokumen pasien lama. Oleh karena itu diperlukan upaya untuk memaksimalkan ruang penyimpanan maupun penyusutan dokumen yang sudah tidak berguna lagi dari ruang penyimpanan.
Retensi sendiri merupakan kegiatan yang menmsahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif lagi / Non aktif. Dimana dokumen aktif merupakan dokumen yang masih digunakan untuk pelayanan rumah sakit sedangkan dokumen rekam medis inaktif merupakan dokumen yang sudah digunakan terhitung setelah lima tahun terakhir pasien berobat.
Tujuan dari retensi ini adalah untuk mengurangi beban ruang penyimpanan serta mengefisiensikan proses penyimpanan dokumen dengan memisahkan antar dokumen aktif dengan nonaktif. Kegiatan retensi ini dilakukan secara periodik atau berkala oleh petugas Filing dan petugas filing akan memisahkan dokumen yang telah di retensi dengan dokumen rekam medis aktif, lalu diurutkan sesuai dengan tanggal terakhir berobat.
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam melakukan penyusutan dokumen biasanya menimbang kepada hal berikut ini :
- Ketersediaan ruang penyimpanan yang sudah sangat terbatas.
- Penggunaan dokumen rekam medis yang sudah sangat tinggi, misalkan untuk penelitian serta pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan maka pada umumnya akan disimpan lebih lama.
- Dokumen rekam medis yang menyangkut masalah hukum biasanya tersimpan dalam jangka waktu yang cukup lama yaitu sekitar 20 tahun, seperti kasus pembunuhan dan akibat kriminalitas berat lainnya.
Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
Dokumen rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan no. 269 tahun 2008 mengenai rekam medis yaitu, Dokumen rekam medis harus disimpan oleh sarana pelayanan kesehatan. dimana tujuan dari penyimpanan dokumen rekam medis tersebut antara lain :
- Untuk mempermudah pencarian kembali dokumen jika dibutuhkan sewaktu-waktu.
- Mempermudah penyimpanan baru maupun lama, dokumen rekam medis yang ada dalam satu titik tempat penyimpanan.
- Melindungi dokumen rekam medis dari berbagai ancaman.
- Melestarikan informasi yang tersimpan dalam sebuah rekam medis dengan baik dan aman.
- Sebagai salah satu bahan rujukan dan informasi dokumen rekam medis bisa digunakan sebagai alat bukti yang sah secara hukum.
- Sebagai rujukan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
- Dan masih banyak lagi kegunaan penyimpanan dokumen rekam medis lainnya.
Sebagai sebuah dokumen yang memuat informasi penting dari sebuah pelayanan rumah sakit, dokumen rekam medis memegang peranan penting dalam sebuah aspek perkembangan sebuah rumah sakit, dengan pengelolaan dokumen rekam medis yang baik maka akan membantu proses lainnya yang ada dalam kegiatan rumah sakit menjadi lebih mudah dan cepat.
Semoga bermanfaat
