Dalam pengelolaan dokumen perkantoran kita harus memahami apa saja yang menjadi bagian dari ruang lingkup Dokumen perkantoran, langkah awal dari hal tersebut adalah memahami terlebih dahulu apa itu dokumen, Dokumen merupakan surat-surat atau benda-benda termasuk rekaman dan jenis lainnya yang memiliki informasi yang berharga yang bisa dijadikan alat bukti untuk mendukung keterangan agar lebih valid dan meyakinkan. Sedangkan untuk dokumentasi sendiri adalah kegiatan dalam mencari , mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan meyiapkan dokumen baru yang memiliki informasi berharga dan bermanfaat.
Untuk jenis-jenis dokumen didasarkan pada hal-hal sebagai berikut :
- Berdasarkan kepentingannya terdiri dari :
-> Dokumen Pribadi.
-> Dokumen Niaga
-> Dokumen Sejarah
-> Dokumen Pemerintah.
- Berdasarkan Bentuk Fisiknya
-> Dokumen Literer.
-> Dokumen Korporil
-> Dokumen Privat.
Ruang Lingkup Dokumen Perkantoran
Dalam ruang lingkup dokumen perkantoran digambarkan dalam beberapa hal dibawah ini :
- Dokumetasi Literer yang meliputi bidang perpustakaan mencakup kegiatan mengumpulkan buku, majalah, koran, brosur, dan bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar mudah ditemukan kembali.
- Dokumentasi Korporil yang meliputi bidang permuseuman dimana kegiatan ini merupakan kegiatan mencari dan mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil, arca, benda-benda kuni yang disusn dalam abjad tertentu.
- Dokumentasi Privat, yaitu merupakan dokumentasi bidang kearsipan yang merupakan kegiatan mengumpulkan warkat, arsip, atau bentuk surat menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem tertentu agar mudah ditemukan bila ingin digunakan kembali.
Dokumen Kantor (Surat).
Dokumen kantor meliputi surat, memo, laporan, lembar pesan telepon,e-mail, dll. akan tetapi kebanyakan dokumen kantor berbentuk surat. Surat sendiri mempunyai pengertian lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi atau informasi yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya baik atas nama pribadi, maupun atas nama organisasi. Sedangkan untuk fungsi dari surat itu sendiri merupakan sarana komunikasi yang juga berfungsi sebagai, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, duta organisasi dan sarana promosi.
Surat sendiri mempunyai beberapa jenis antara lain adalah :
- Berdasarkan wujudnya (kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandom atau nota, surat tanda bukti).
- Berdasarkan tujuannya (surat pertmintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat pengantar, surat perjanjian dan lain-lain).
- Berdasarkan sifat isi nya (Surat dinas, surat pribadi, surat niaga,surat sosial,surat pengantar,telegram).
- Berdasarkan jumlah penerimanya (Surat biasa, surat edaran, surat pengumuman).
- Berdasarkan keamanan isinya (Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa).
- Berdasarkan urgensi penyelesaiannya (Surat sanagt segera, surat segera, Surat biasa).
Untuk perlengkapan surat terdiri dari :
- Kertas surat dengan berbagai ukuran.
- Amplop atau sampul surat.
- Lipatan surat (Lipatan perancis, baron,baku, akordion,baku rendah,akordion rendah,tunggal, ganda sejajar).
Surat sendiri terdiri dari beberapa bagian yaitu :
- Kepala surat.
- Nomor surat.
- Tanggal surat.
- Alamat yang dituju.
- Hal atau perihal.
- Salam pembuka.
- Pembuka.
- Isi surat.
- Penutup.
- Salam penutup.
- Nama organisasi.
- Nama penanda tangan.
- Jabatan penanda tangan.
- Lampiran.
- Tembusan.
- Inisial.
Demikanlah beberapa hal mengenai Ruang Lingkup Dokumen Perkantoran semoga bermanfaat…..
