Seberapa Efektifkah Pengelolaan Dokumen di Perusahaan Anda ? – Sebuah proses kerja dalam sebuah organisasi sudah pasti membutuhkan dokumen sebagai sebuah referensi ataupun perekam informasi mengenai detailing sebuah aktivitas kerja, oleh karena itu dokumen mempunyai kedudukan yang sangat penting didalam sebuah organisasi, betapa tidak , hampir semua proses kerja membutuhkan dokumen sebagai alat bantu yang efektif dan autentik.
Oleh karena itu kita memerlukan sebuah sistem pengelolaan dokumen yang efektif agar roda bisnis organisasi mampu berjalan dengan baik dan tepat, dengan adanya sebuah pengelolaan dokumen yang baik maka banyak sekali manfaat yang akan didapatkan oleh sebuah organisasi dan mampu meningkatkan kinerja sebuah organisasi.
Seberapa Efektifkah Pengelolaan Dokumen di Perusahaan Anda ?
Yang menjadi pertanyaan saat ini adalah Seberapa Efektifkah Pengelolaan Dokumen di Perusahaan Anda ?, apakah anda merasa bahwa didalam perusahaan sangat sulit menemukan informasi didalam dokumen yang terkait erat dengan sebuah proses bisnis atau mungkin sering terjadi kehilangan sebuah dokumen yang sangat penting bagi perusahaan nilai informasi yang terkandung didalamnya.
Sesungguhnya untuk mengukur seberapa efektif sebuah pengelolaan dokumen dalam sebuah perusahaan memang agak sedikit kompleks karena memang cukup banyak parameter yang ada, dan tentunya didalam setiap perusahaan memiliki perbedaan yang sangat besar dari segi Bisnis, SDM, Proses Kerja, Culture dan lain sebagainya, akan tetapi jika dilihat secara garis besar ada beberapa hal mendasar yang bisa dijadikan parameter mengukur Seberapa Efektifkah Pengelolaan Dokumen di Perusahaan Anda, hal tersebut antara lain :
- Seberapa cepat user memperoleh informasi yang dibutuhkannya, hal ini terkait dengan proses penemuan kembali dokumen yang tersimpan didalam sebuah sistem pengelolaan dokumen perusahaan, kemajuan teknologi informasi saat ini membuat semua akses informasi menjadi lebih cepat dan dinamis oleh karena itu sebuah pengelolaan dokumen yang baik harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan user dengan cepat dan efisien.
- Seberapa tepat informasi yang didapat, tentunya didalam sebuah perusahaan mempunyai banyak sekali informasi yang sejenis, dengan banyaknya form, surat jalan dan lain sebagainya, maka faktor ketepatan menjadi salah satu kunci dalam pengelolaan dokumen yang baik. Jadi hal ini dimaksudkan agar informasi yang diterima oleh user sesuai dengan informasi yang dibutuhkannya.
- Seberapa kuat sistem pengamanan yang ada didalam sebuah manajemen pengelolaan dokumen, hal ini terkait dengan metode perlindungan yang ada didalam sebuah manajemen pengelolaan dokumen anda, bagaimana sistem perlindungan yang ada mampu meminimalisir atau bahklan menghilangkan resiko kehilangan data ataupun pencurian data. jadi dalam hal ini sebuah sistem pengelolaan dokumen yang baik harus mampu melindungi dokumen dari berbagai serangan yang mungkin terjadi entah dari human error, ataupun serangan bencana alam dan hal lainnya.
- Seberapa adaftifkah sistem pengelolaan yang ada, perkembangan teknologi yang sangat pesat membuat semua elemen yang menggunakan teknologi didalamnya harus juga ikut berkembang mengikuti perkembangan teknologi, begitu juga dengan sistem pengelolaan dokumen saat ini, dimana teknologi telah menjadi sebuah elemen yang harus ada didalam sebuah manajemen pengelolaan dokumen tentunya harus juga mempersiapkan perubahan-perubahan yang akan terjadi dimasa mendatang terkait dengan perkembangan teknologi.
Dari beberapa hal diatas maka dapat disimpulkan bahwa faktor kecepatan, ketepatan , security, dan adaftif menjadi beberapa hal yang bisa dijadikan parameter mengukur Seberapa Efektifkah Pengelolaan Dokumen di Perusahaan Anda, jika kita bisa mengetahui seberapa besar faktor tersebut ada didalam pengelolaan dokumen diperusahaan kita, maka dengan mudah kita akan mampu menentukan seberapa efektifkan pengelolaan dokumen diperusahaan anda.
