Seberapa Pentingkah Fungsi Manajemen Pengelolaan Dokumen ? –Biasanya bagi kita yang bergelut dengan pengelolaan dokumen akan menyadari bahwa pengelolaan dokumen disebuah organisasi merupakan sesuatu hal yang sangat penting, akan tetapi masih banyak orang yang tidak mengetahui dan tidak berkecimpung di bidang pengelolaan dokumen menganggap bahwa kegiatan pengelolaan dokumen merupakan hal yang mudah, dikarenakan mereka menganggap bahwa pekerjaan pengelolaan dokumen hanya sekedar menyimpan dokumen dan mengambilnya kembali apabila sedang diperlukan informasi yang ada didalam dokumen itu sendiri.
Seberapa Pentingkah Fungsi Manajemen Pengelolaan Dokumen ?
Akan tetapi sesungguhnya sebuah pengelolaan dokumen tidak terlihat sesederhana itu, banyak hal yang harus dilakukan agar pengelolaan dokumen bisa berjalan dengan baik dan efisien. Sebuah dokumen yang tercipta dari sebuah proses organisasi merupakan hal yang terus berjalan, setiap hari frekuensi dokumen pada sebuah perusahaan akan bertambah dengan pesat, dapat dibayangkan apabila perusahaan itu telah berjalan selama lima tahun, jika perhari dokumen rata – rata dokumen yang tercipta sekitar lima puluh dokumen berapa jumlah total dokumen yang harus dikelola selama lima tahun tersebut sangat banyak bukan, belum lagi variasi dokumen yang tercipta karena seluruh divisi yang ada di sebuah perusahaan juga sebagai penghasil dokumen sekaligus sebagai penggunanya.
Jika dilihat dari manfaat dan efisiensi pengelolaan dokumen bukanlah hal yang sesederhana itu, diperlukan sebuah manajemen yang baik dan terorganisir dalam sebuah sistem agar bisa mengelola dokumen dengan baik. Sebuah manajemen pengelolaan dokumen haruslah memiliki beberapa faktor yang ada didalamnya antara lain :
- Faktor keamanan, hal ini merupakan syarat mutlak bagi sebuah sistem manajemen pengelolaan dokumen, hal ini disebabkan karena dokumen yang dikelola memiliki informasi yang sangat penting bagi organisasi ataupun perusahaan, oleh karena itu sebuah manajemen pengelolaan dokumen harus bisa melindungi dokumen yang tersimpan dnegan baik dan memastikan hanya orang yang mempunyai akses saja yang bisa mengakses informasi dokumen – dokumen yang ada.
- Faktor ketepatan, Dokumen yang tersimpan pada sebuah manajemen pengelolaan merupakan dokumen yang sering diakses oleh beberapa user disaat – saat tertentu. oleh karenan itu user memerlukan kemudahan dalam mengakses dokumen yang tepat dan sesuai dengan kriteria kebutuhan informasi.
- Faktor kecepatan, hal ini terkait dengan banyaknya dokumen yang dikelola oleh sebuah sistem manajemen pengelolaan, maka efisiensi waktu merupakan hal yang sangat penting bagi proses akses informasi untuk menunjang proses kerja.
- Faktor Efisiensi Ruang, dengan pertumbuhan dokumen yang terus meningkat setiap waktu maka dalam perjalanannya pertumbuhan ruang penyimpanan akan meningkat juga, oleh karena itu sebuah system manajemen pengelolaan dokumen harus bisa mengatasi hal tersebut seperti dengan mengadakan efisiensi dokumenn retensi ataupun persiapan ruang tambahan dan lain – lain.
Dari beberapa hal diatas dapat diasumsikan bahwa fungsi manajemen pengelolaan dokumen merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi karena dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
Terima Kasih…
1 thought on “Seberapa Pentingkah Fungsi Manajemen Pengelolaan Dokumen ?”