Sejarah Perkembangan Enterprise Content Management-Kita sering sekali mendengar istilah Document Management System (DMS), Enterprise Content Management (ECM) dalam sebuah sistem pengelolaan dokumen, pada tulisan kali ini penulis akan membahas salah satu dari dua produk tersebut diatas yaitu ECM. apa itu Enterprise Content Management ?, ECM merupakan strategi, metodologi dan tools yang digunakan untuk mendapatkan, mengelola, menyimpan, melindungi dan menyampaikan content dan dokumen terkait dengan proses bisnis yang ada dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Secara umum konsep ini terlahir untuk mengatasi domain masalah lama yang timbul akibat penanganan manajemen arsip dan dokumen yang dikelola secara tradisional. ECM ini juga akan mengatasi masalah yang terjadi akibat konversi dokumen dari konten fisik ke digital atau sebaliknya. ECM tumbuh menjadi sebuah sistem yang lebih baik dalam hal pengelolaan dokumen yang telah menggunakan pemanfaatan teknologi dalam manajemen konten untuk mengatasi permasalahan dalam sebuah proses bisnis seperti catatan, audit, standarisasi dokumen dan lain-lain.
Sejarah Perkembangan Enterprise Content Management
Dalam perkembangannya banyak sekali produk-produk baru yang lahir yang memanfaatkan teknologi sebagai dasar dari pengelolaan dokumen. Salah satunya adalah ECM ini yang merupakan turunan dari Electronic Document Management System (EDMS) yang merupakan perangkat lunak yang pertama kali dirilis pada akhir tahun 1980-an dan awal 1990-an. Dimana pengembangan EDMS ini berfungsi dalam salah satu dari empat bidang yaitu : manajemen Imaging, Alur kerja, dokumen, Atau ERM.
Pada perusahaan perangkat lunak , sangat mungkin untuk mengembangkan produk yang berbeda untuk setiap fungsi EDMS tersebut. Di mana pada waktu itu para pengguna EDMS umumnya sedang mencari solusi dalam mengatasi kebutuhan akan aplikasi yang mampu membantu mengelola perusahaan menjadi lebih baik dan efisien. Mereka mencari solusi yang berdiri sendiri untuk menangani kebutuhan aplikasi kecil yang secara fungsi berbeda-beda setiap divisinya.
Dalam hal ini tipikal “Early Adopter” dari teknologi baru ini ialah sebuah pengorganisasian dengan menggunakan sebuah imaging skala kecil dan sistem alur kerja yang memungkinkan hanya satu departemen saja dengan tujuan meningkatkan efektifitas proses kerja yang ada. Bahkan pada tahun – tahun awal munculnya EDMS ini sudah memberikan jawaban atas kebutuhan sistem pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien serta melibatkan teknologi sebagai komponen utama sistem pengelolaan dokumen itu sendiri.
Manfaat yang diperoleh antara lain :
- Membantu mengurangi masalah resiko penanganan kertas manual yang rawan terhadap kesalahan dalam prosesnya.
- Mengurangi penggunaan kertas.
- Mengurangi resiko hilangnya dokumen fisik.
- Mampu mempercepat akses terhadap informasi.
- Mampu memberikan peningkatan kontrol atas penggunaan dokumen.
- Mampu menghemat waktu dan biaya.
- Meningkatkan keamanan dokumen.
- Terdapatnya jejak audit yang mampu dipercaya.
- Dan masih banyak lagi.
Pada akhir tahun 1990 merupakan awal dari pertumbuhan industri EDMS yang sudah sangat pesat. dimana slogan “Teknologi menawarkan solusi dalam menyelesaikan hambatan dalam organisasi dalam pencapaian target dengan solusi taktis”. Dengan berjalannya waktu semakin banyak organisasi yang mampu meningkatkan produktivitasnya dengan penggunaan EDMS ini sehingga memberikan gambaran bagaiamana seharusnya sebuah organisasi berinteraksi dengan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan keefektifan dalam sebuah organisasi.
Misalnya dalam kebutuhan divisi pelayanan pelanggan dimana pengelolaan dokumen dan fungsi alur kerja mampu dilakukan secara bersamaan sehingga memungkinkan agen dalam mengakses informasi yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah yang berhubungan dengan proses kerja. demikian juga halnya dengan divisi akutansi atau keuangan yang dapat mengatur akses faktur suplier dari sebuah sistem ECM dan masih banyak lagi hal lainnya yang mampu memberian gambaran seberapa jauh fingsi dan manfaat dari sebuah sistem ECM ini.
Perkembangan selanjutnya terjadi pada awal tahun 2000 dimana sebagai tanggapan dari permintaan pasar akan sebuah sistem pengelolaan dokumen ini maka industri mulai menggunakan istilah “Information Content Management” yang merujuk kepada solusi perangkat lunak yang meyediakan secara lengkap EDMS untuk memperkenalkan keunggulan enterprise mereka.
Hingga pada saat ini banyak sekali provider-provider besar yang menjelma menjadi penguasa dalam bisnis ini sebut saja Oracle Corporation yang sudah banyak digunakan oleh perusahaan- perusahaan besar di berbagai negara. Dimana pada dasarnya perusahaan ini menyediakan solusi Content Management dengan fungsionalitas yang lengkap yang mencakup komunikasi jaringan dari hulu ke hilir yang bisa diakses kapan saja dengan tingkat akurasi yang tinggi.
Berbeda dengan Oracle babyak juga Content Management System yang berbasis open source seperti Alfresco, KowledgeTree, Nuxeo dan plone yang tentunya juga menawarkan fungsionalitas dasar ECM, dimana mereka berharap untuk menerapkan model distribusi perangkat lunak open source yang tersedia secara gratis dan dapat di unduh untuk bersaing dengan perusahaan – perusahaan besar lainnya.
Hingga saat ini banyak sekali Software ECM yang tersedia dipasaran dari mulai produk perusahaan besar seperti Oracle, SAP dan lain-lain hingga yang tersedia dari produk-produk open souce atau bahkan saat ini programer individu yang berpengalaman sudah bisa juga menyediakan aplikasi ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kesimpulan
Pada dasarnya penggunaan teknologi merupakan sebuah kewajban jika kita ingin bersaing dalam persaingan global, diera teknologi informasi yang sudah sedemikian pesatnya, kita harus memanfaatkan teknologi dengan efektif dan efisien guna mendukung perkembangan organisasi ke arah yang lebih baik lagi, mau tak mau kita harus meningkatkan pemahaman dan ilmu mengenai teknologi yang sesuai dengan bidang kita, karena dimasa mendatang teknologi akan menjadi kunci keberhasilan dalam semua bidang.
