Siklus Hidup Pada Sebuah Arsip merupakan perjalanan yang dimulai dari penciptaan arsip hingga arsip tersebut dimusnahkan, dalam hal ini sering dikenal dengan Life Cicle Of Records, yang merupakan proses penggunaan arsip dari awal hingga akhir dimana tahapan tersebut adalah sebagai berikut :
- Tahap penciptaan dan penerimaan. tahap ini merupakan awal dari perjalanan sebuah dokumen dimana biasanya dokumen atau arsip diciptakan atau dibuat berdasarkan peristiwa yang terjadi dan dilakukan perekaman terhadap peristiwa tersebut kedalam sebuah dokumen, bentuk dari dokumen ini sangat beragam seperti : surat, lap[oran, formulir, gambar, apapun yang bentuknya sebuah dokumen yang mempunyai nilai informasi tertentu.
- Tahap Distribusi, tahap ini merupakan proses penyebaran arsip dari pembuat ke pengguna, bisa dari pengiriman email, pos dan lain sebagainya. pada tahap ini pencipta akan memberikan user informasi melalui proses distribusi ini, sehingga informasi tersebut sampai kepada divisi lain yang membutuhkannya.
- Tahap penggunaan, tahap ini bisa dilakukan setelah proses pertama dan kedua dilakukan, yaitu setelah arsip selesai pada tahap distribusi maka user yang menerima pendistribusian ini akan mengakses informasi atau menggunakan informasi untuk keperluan yang disesuaikan dengan tujuan si pengguna arsip tersebut ataupun menjadikan informasi tersebut sebagai bahan pertimbangan dari keputusan yang akan dibuat oleh si user ini. penggunaan arsip ini juga bisa dijadikan sebagai alat bukti yang sah ataupun konfirmasi persetujuan dari pembuat arsip ata sebuah permasalahan tertentu.
- Tahap pemeliharaan, tahap ini merupakan tahap pengelolaan sebuah arsip sehingga arsip tersebut dapat digunakan kembali apabila diperlukan informasi yang ada didalamnya. pada tahap ini semua hal yang dilakukan bertujuan untuk melestarikan dokumen yang ada didalamnya, upaya – upaya yang dilakukan dalam pemeliharaan ini tidak terbatas pada pemeliharaannya saja akan tetapi diperlukan juga aspek perlindungan dan pembatasan hak akses penggunaan sebuah arsip itu sendiri.
- Tahap pemusnahan, biasanya sebuah arsip mempunyai masa hidup yang berbeda – beda hal ini terkait dengan masa berlaku informasi yang ada didalamnya, jika pada umumnya dikenal istilah retensi dokumen tahap ini juga hampir serupa dengan istilah tersebut, dimana sebuah dokumen yang sudah tersimpan begtu lama didalam sebuah sistem pengelolaan maka dokumen tersebut seiring waktu akan menjadi tidak bernilai lagi informasi yang ada didalamnya, hal ini terkairt dengan batas waktu nilai informasi yang ada didalamnya.
Kenapa sebuah dokumen memiliki masa waktu yang terbatas hal ini dikarenakan pada peningkatan dan pembaruan informasi yang ada didalam sebuah dokumen akan mengalami perubahan di setiap waktunya, update informasi juga memberikan peluang bagi pengelola untuk memaksimalkan tata ruang dan sistem pengelolaan dokumen itu sendiri, dapat dibayangkan apabila dokumen dalam rentang waktu puluhan tahun yang tersimpan dalam sebuah system pengelolaan tidak mengalami siklus hidup dokumen, maka yang akan terjadi ruang tersebut akan penuh dengan dokumen – dokumen yang tidak memiliki nilai guna informasi lagi dan menyulitkan pada saat penggunaan kembali informasi dokumen lain yang masih aktif.
