Software ECM (Enterprise Content Management) atau yang lebih dikenal dengan Dokumen Manajemen Sistem yaitu sebuah perangkat lunak yang dapat menunjang sistem pengelolaan arsip secara digital. Software ini secara umum mempunyai fungsi sebagai software untuk mengelola dokumen mulai dari pembuatan, proses alih media hingga penggunaan kembali dokumen yang ada.
Apakah fungsi utama dari penggunaan software ini :
Fungsi utama dari software ini adalah menyimpan dan mengelola setiap dokumen yang dibuat dan diterima oleh setiap individu di perusahaan. Software ECM juga menurunkan penggunaan kertas dengan menggantinya menjadi dokumen electronic (e-document).
Siapa saja yang cocok menggunakan software ini :
- Perusahaan yang menghasilkan kertas pada operasional harian-nya.
- Perusahaan yang memiliki cabang-cabang diluar kota, sehingga laporan-laporan yang biasa dalam bentuk kertas dan dikirim ke kantor pusat bisa dikirim dalam bentuk digital.
- Perusahaan yang memproduksi dokumen kertas dalam jumlah banyak.
- Perusahan yang meneriman dokumen kertas dalam jumlah banyak.
- Seluruh lini usaha seperti Perbankan, Pabrikan, Perdagangan, Outsourcing, Kontraktor, Rumah Sakit, Transportasi, Perkebunan, Pertambangan, Konsultan, Properti, dll.
Departemen apa saja yang dapat menggunakan software ECM
- Accounting : AR. AP, TAX
- Dokumen Siswa / Mahasiswa
- HRD
- Legal
- Sales & Marketing
- QA dan QS
- Maintenance
- Project
- Dll.
Sebenarnya aplikasi ini bisa digunakan hampir disemua bidang terutama yang menggunakan dokumen sebagai salah satu faktor penyimpanan informasi.
Apa keuntungan menggunakan ECM dari Spectrum Fileforce : ECM (Efficient, Control, Money)
- Efficient
Data yang disimpan dapat memiliki banyak format, dan Software ECM kami sudah dapat menyimpan dokumen dalam bentuk format apapun, sehingga original dokumen yang dimpan tidak berubah.
Software ECM kami juga sudah bekerjaama dengan Microsoft sehingga sudah dapat terintegrasi dengan baik.
- Control
Kami sangat menyadari data Anda bersifat konfidensial dan sensitive, untuk itulah kami melindungi data Anda dengan tingkat kemanan yang berlapis dengan sistem penyimpanan Cloud (Awan) ataupun On Promise (Lokal Server).
Software ECM kami juga dapat memberikan hak dan kewenangan terhadap masing-masing user sehingga masing-masing user mempunya hak akses yang berbeda-beda terhadap setiap dokumen yang disimpan.
Data yang disimpan dapat memiliki banyak format, dan software ECM kami sudah dapat menyimpan dokumen dalam bentuk format apapun, sehngga original dokumen yang dimpan tidak berubah.
Software ECM kami juga sudah bekerjaama dengan Microsoft sehingga sudah dapat terintegrasi dengan baik.
- Money
Dengan menggunakan layanan kami, maka beberapa beban biaya maupun kerumitan akan berkurang, seperti :
- Penggunaan kertas berkurang sehingga biaya pembelian kertas dapat dikurangi.
- Ruang penyimpanan arsip dapat digunakan menjadi ruang bekerja.
- Biaya opersional dalam pengriman dokumen antar cabang ke pusat dapat dikurangi.
- Menghemat waktu dalam bekerja untuk mecari dan memproses dokumen-dokumen
- Menghemat waktu dalam memproses dokumen yang masuk (ex : Invoice masuk)
Bagaimana kami membantu perusahaan Anda ?
- Consulting : Memberikan layanan untuk jasa konsultasi mengenai pengelolaan arsip fisik maupun digital.
- Scanning : Memberikan layanan jasa alih media dokumen dari hardcopy menjadi softcopy.
- Processing : Memberikan layanan jasa untuk menbackup pekerjaan customer.
- Reporting : Memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh customer.
- Monthly Invoicing : Memberikan tagihan sesuai penggunaan customer.
Dengan fitur lengkap software yang di develop oleh Digitech System secara berkala, fitur-fitur tersebut diantaranya adalah :
- Search Document à Quick Search
- Project à Search, Upload, Scan, Folder, Favorite
- Permission (Security) à All Access, Limited User Access, Group Access, Security Access, Document Access
- Integrated MS Office à Add in, Email, Check in – Check out Document
- Integrated SAP à API, Database
- Integrated E-Medical Record à Search Document (Backlog Scanning)
- Integrated Accounting Software à Search Document
- Report à Document Access, System Operation, Utilization, Workflow History
- Electronic Forms à Customize E-Form, Project Integrate, Web Form
- Workflow à Realtime Notification, Authorization Document
- Document Association à Connect Customize Document
Tampilan ECM
Untuk informasi dan konsultasi mengenai ECM ini anda dapat menghubungi : 08111603535 atau website resminya di http://www.spectrum-fileforce.com/
