Solusi Dokumen Digital ECM – Dokumen digital merupakan sebuah platform yang baru dalam menyimpan informasi, dengan menggunakan teknologi dalam proses pengelolaannya maupun penyimpanannya dokumen digital mampu memberikan solusi bagi pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien sesuai dengan perkembangan teknologi, salah satu yang nilai plus dalam penggunaan dokumen digital ini adalah slogan paperless yang akhir-akhir ini sering di gaungkan didalam belahan dunia, selain minim penggunaan kertas atau bahkan mungkin tidak ada penggunaan dokumen digital juga sangat efektif dalam proses penyebaran informasinya cukup dengan menggunakan media elektronik dalam hitungan detik informasi sudah bisa di sebarkan ke berbagai penjuru dunia.
Solusi Dokumen Digital ECM
Salah satu sistem pengelolaan dokumen yang sering digunakan adalah ECM (Enterprise Content Management), ECM adalah teknologi yang digunakan untuk mengelola dokumen elektronik dalam sebuah proses organisasi. dimana secara konsep ini dilakukan untuk mengatasi domain masalah yang timbul karena penanganan manajemen arsip secara tradisional. Pada umumnya ECM ini mampu mengelola semua dokumen digital yang tersimpan dalam sebuah perusahaan dengan efektif dan efisien sehingga dokumen – dokumen tersebut mampu menyediakan informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi.
Salah satu penyedia Solusi Dokumen Digital ECM yaitu PT. Spectrum Group, dimana perusahaan ini menyediaan teknologi Enterprise Content Management yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan anda, penggunaan ECM pada sebuah organisasi akan banyak membantu organisasi dalam mengelola proses bisnisnya menjadi lebih efisien dengan mengkonversi penggunaan kertas menjadi form online atau E-Form ataupun form – form lainny ayang digunakan dalam proses kerja organisasi.
Salah satu keunggulan penggunaan Enterprise Content Management yaitu :
- Skala yang tidak terbatas, dalam hal ini ECM mampu dijalankan pada satu computer atau lebih dengan menggunakan jaringan atau server.
- Mampu mencari data dengan spesifikasi indeks data atau range data yang akan membuat pencarian data anda akan berjalan dengan cepat dan tepat.
- Fitur keamanan yang sangat tinggi dengan menggunakan enkripsi data “256-Bit AES” at rest or in transit via SSL akan memberikan perlindungan yang cukup untuk melindungi data anda dari berbagai ancaman pihak luar.
- Mampu membuat kolaborasi dengan berbagai aplikasi dengan menggunakan API-Suite. Hal ini akan memudahkan proses integrasi dari MS. Office langsung ataupun aplikasi lainnya yang secara langsung maupun tidak langsung akan membantu kecepatan dalam pengelolaan dokumen anda.
- Proses bisnis akan lebih efisien dengan penggunaan dokumen digital yang sangat fleksibel dan efisien.
- Mengurangi resiko kehilangan dokumen tanpa ada kesempatan pulih, karena dengan fitur back up yang ada pada pengelolaan dokumen elektronik ataupun ECM semua duplikasi dokumen anda akan tersimpan dengan aman didalam server yang terlindungi, oleh karena itu jika dokumen asli akan mengalami kerusakan permanen kita akan dengan mudah membuat salinan baru yang sama persis dengan dokumen yang hilang atau rusak tersebut.
- Mampu meningkatkan efisiensi penggunaan informasi dengan upaya pelacakan dan pemantauan serta identifikasi hambatan agar sistem bisa beroperasi dengan baik.
Selain itu masih banyak lagi manfaat dari penggunaan ECM dalam pengelolaan dokumen elektronik yang belum kami sampaikan disini , akan tetapi karena keterbatasan waktu penulis akan melanjutkannya dalam beberapa artikel lainnya dimasa mendatang, semoga bermanfaat…
