Solusi Kebutuhan Data Saat WFH

Solusi Kebutuhan Data Saat WFH-Saat ini trend Work From Home (WFH) menjadi sebagian solusi organisasi pada saat pandemi Covid-19 ini, dimana, dimana WFH ini mewajibkan karyawanny auntuk bekerja dari rumah, akan tetapi biasanya kesulitan yang terjadi ialah kurangnya informasi data yang tersedia dirumah dimana untuk organisasi atau perusahaan yang menggunakna data tersimpan dalam database kantor itu sendiri memiliki kebutuhan untuk akses dari perangkat yang tersedia di kantor itu sendiri, adapun metode yang digunakan biasanya hanya terbatas pada penggunaan media penyimpanan portabel seperti flashdisk, hardisk eksternal dan lain-lain yang bisa di bawa kerumah untuk menyalin atau mengcopy data yang dibutuhkan.

Saat ini ditengah kemajuan teknologi yang begitu pesat sudah banyak cara dalam mengakses data dari berbagai tempat yang jauh seperti penggunaan cloud dan sistem pengelolaan dokumen berbasiskan internet. dimana sistem seperti ini akan memberikan fleksibilitas yang tinggi bagi penggunanya. Bisa dibayangkan pada saat kita membutuhkan data presentasi ditempat client akan tetapi data tersebut hanya ada pada penyimpanan lokal di kantor, sudah tentu hal tersebut akan sangat merepotkan. Dengan penggunaan sistem pengelolaan berbasiskan elektronik maka semua hal tersebut dapat diatasi.

Solusi Kebutuhan Data Saat WFH

Salah satu yang sering digunakan dalam hal pengelolaan dokumen berbasiskan elektronik adalah DMS (Document Management System). Dimana DMS ini merupakan sebuah sistem pengelolaan dokumen elektronik yang sangat efisien dalam membantu anda mengelola dokumen perusahaan. Fitur-fitur yang dimiliki oleh sebuah sistem DMS biasanya memiliki kelebihan yang sangat banyak dibanding dengan penggunaan sistem pengelolaan tradisional, kelebihan tersebut antara lain adalah sebagai berikut :

SPESIFIKASI:

Document Management Solution (DMS) are used by companies of all sizes to effectively manage large repositories of data and documents.
Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace / repositori
Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi
aplikasi client
Multi bahasa Indonesia dan Inggris
Microsoft Office Add-in
Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion, Joomla dan WordPress
Aplikasi dapat merubah file hasil scan OCR (Optical Character Recongnition)
Menentukan informasi lokasi fisik dokumen: Gedung, Ruangan, Lemari, Rak
JRA: menentukan umur dokumen akan dimusnahkan dan akan mendapatkan alert reminder terhadap dokumen yang harus sudah dimusnahkan
Drop Spot pilih folder yang Anda ingin upload ke MasterDMS tinggal Klik and Drag
Stamp/Signature digital terhadap file
Workflow untuk proses bisnis
Dapat terkoneksi dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox

COLABORATE :

Support task manager & calendar untuk manajemen projek
Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
Notifikasi melalui email
Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
Support Live edit dan share untuk kolaboras
Workflow untuk review, approval, validasi
Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
Dashboard bagi setiap user

CAPITALIZE :

Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author
& jenis
Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
Aktifitas log yang detail
Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
Memiliki task scheduler

Salah satu penyedia sistem DMS yang ada di indoensia adalah PT. Spectrum Group, dimana sebagai perusahaan yang berdedikasi pada sistem pengelolaan dokumen seperti lemari arsip, rak arsip, folder dan peralatan kearsipan lainnya, PT. Spectrum Group juga menyediakan sistem pengelolaan dokumen yang berbasiskan teknologi. DMS yang disediakan oleh PT. Spectrum Group ini mampu menjadi solusi akan kebutuhan sistem pengelolaan dokumen di perusahaan anda. Ada banyak sekali keuntungan dalam menggunakan Sistem DMS ini selain berkurangnya penggunaan kertas juga sudah tentu mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan.