Solusi Pembenahan Arsip Administrasi Perkantoran-Dalam sebuah administrasi perkantoran pertumbuhan dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi perkantoran akan berjalan secara berkesinambungan dan kemungkinan akan menyebabkan terjadinya penumpukan dokumen dan menimbulkan masalah yang serius seperti kebutuhan ruang penyimpanan yang mendesak, peralatan, Sumber Daya Manusia hingga kesulitan dalam menemukan kembali dokumen tersebut apabila dibutuhkan, hal ini terjadi karena kurangnya kordinasi pengelolaan dokumen dan juga antisipasi permasalaahn tersebut yang tidak di persiapkan dengan baik.
Untuk itu penyelenggaraan pengelolaan dokumen dalam sebuah admisnistrasi perkantoran masih harus di tingkatkan agar sesuai dengan pengelolaan dokumen yang benar sesuai dengan prisip-prinsip kearsipan. Upaya-upaya penyelenggaraan pengelolaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan salah satu kebutuhan yang sangat penting bagi perusahaan. Karena dokumen merupakan informasi terekan yang berperan penting sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan pimpinan secara tepat dan akurat. Disamping itu dokumen yang merupakan alat bukti tertulis mempunyai kedudukan yang sangat kuat didalam hukum di indonesia.\
Solusi Pembenahan Arsip Administrasi Perkantoran
Salah satu solusi yang biasa digunakan dalam membenahi arsip administrasi perkantoran adalah dengan menggunakan Document Management System (DMS), dimana didalam pengelolaannya DMS berbasiskan dokumen elektronik mampu memenuhi semua aspek kebutuhan dalam pengelolaan dokumen, antara lain :
SPESIFIKASI:
- Document Management Solution (DMS) are used by companies of all sizes to effectively manage large repositories of data and documents.
- Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
- Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace / repositori
- Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
- Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi
aplikasi client - Multi bahasa Indonesia dan Inggris
- Microsoft Office Add-in
- Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion, Joomla dan WordPress
- Aplikasi dapat merubah file hasil scan OCR (Optical Character Recongnition)
- Menentukan informasi lokasi fisik dokumen: Gedung, Ruangan, Lemari, Rak
- JRA: menentukan umur dokumen akan dimusnahkan dan akan mendapatkan alert reminder terhadap dokumen yang harus sudah dimusnahkan
- Drop Spot pilih folder yang Anda ingin upload ke MasterDMS tinggal Klik Drag
- Stamp/Signature digital terhadap file
- Workflow untuk proses bisnis
- Dapat terkoneksi dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox
COLABORATE :
- Support task manager & calendar untuk manajemen projek
- Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
- Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
- Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
- Notifikasi melalui email
- Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
- Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
- Support Live edit dan share untuk kolaboras
- Workflow untuk review, approval, validasi
- Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
- Dashboard bagi setiap user
CAPITALIZE :
- Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author
& jenis - Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
- Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
- Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
- Aktifitas log yang detail
- Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
- Memiliki task scheduler
Di era revolusi industri 4.0 ini semua aspek dalam setiap kegiatan sudah melibatkan teknologi dalam prosesnya, begitu juga dalam hal pengelolaan dokumen dimana dokumen elektronik kini menjadi sebuah kewajiban dalam sistem pengelolaan dokumen, karena dengan pengelolaan dokumen berbasiskan elektronik maka kita akan dengan mudah mendapatkan informasi dari dalam dokumen elektronik yang tersimpan dimanapun dan kapanpun.
Dengan adanya Dokumen Manajemen Sistem ini maka setiap kegiatan yang berhubungan dengan dokumen akan terekam dengan baik dan dari segi keamanan akan lebih baik, dimana kita akan mampu melindungi informasi dalam dokumen dengan pengaturan hak akses yang bisa di sesuaikan dengan kondisi yang ada ataupun tingkatan yang berbeda.
Salah satu keunggulan DMS ini adalah dalam hal ruang penyimpanan, yang dalam hal ini tidak dibutuhkan dengan adanya arsip elektronik maka metode penyimpanannya juga akan dilakukan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database, Cloud ataupun media penyimpanan elektronik lainnya.
Selain itu DMS ini mampu memberikan jawaban akan fleksibilitas sebuah pengelolaan dokumen dimana kita mampu mengakses informasi dalam sebuah DMS dimana saja dan kapan saja. Hal ini akan sangat berguna dalam kondisi seperti saat ini, dimana dengan adanya pandemi Covid-19 seperti saat ini membuat banyak perusahaan yang membuat kebijakan Work From Home (WFH), yang sudah tentu bekerja dari rumah juga membutuhkan informasi data yang ada dalam sebuah perusahaan secara maksimal.
Salah satu perusahaan yang menyediakan Solusi Pembenahan Arsip Administrasi Perkantoran adalah PT. Spectrum FIleforce, Dimana perusahaan ini menyediakan semua kebutuhan dalam pengelolaan arsip baik itu pengelolaan arsip secara fisik maupun pengelolaan arsip secara elektronik, untuk informasi dan konsultasi gratis anda dapat menghubungi Customer Service PT. Spectrum FIleforce di 08111603535, melalui WA ataupun Direct Phone, atau anda bisa mengakses website resminya di http://www.spectrum-fileforce.com/
Semoga Bermanfaat..
