Spesifikasi Document Management System Yang Baik-Document Management System (DMS) merupakan salah satu sistem pengelolaan dokumen yang sangat banyak digunakan, pengelolaan dokumen elektronik ini dilakukan dalam sebuah sistem yang mampu mengintegrasikan semua kebutuhan dalam pengelolaan dokumen elektronik. Dalam sebuah DMS yang baik memiliki standar fitur-fitur dan soesifikasi secara umum seperti dibawah ini
SPESIFIKASI
- Document Management Solution (DMS) are used by companies of all sizes to effectively manage
large repositories of data and documents. - Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
- Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace / repositori
- Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
- Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi
aplikasi client - Multi bahasa Indonesia dan Inggris
- Microsoft Office Add-in
- Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion, Joomla dan WordPress
- Aplikasi dapat merubah file hasil scan OCR (Optical Character Recongnition)
- Menentukan informasi lokasi fisik dokumen: Gedung, Ruangan, Lemari, Rak
- JRA: menentukan umur dokumen akan dimusnahkan dan akan mendapatkan alert reminder terhadap dokumen yang harus sudah dimusnahkan
- Drop Spot pilih folder yang Anda ingin upload ke MasterDMS tinggal Klik Drag
- Stamp/Signature digital terhadap file
- Workflow untuk proses bisnis
- Dapat terkoneksi dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox
COLABORATE
- Support task manager & calendar untuk manajemen projek
- Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
- Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
- Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
- Notifikasi melalui email
- Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
- Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
- Support Live edit dan share untuk kolaboras
- Workflow untuk review, approval, validasi
- Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
- Dashboard bagi setiap user
CAPITALIZE
- Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author
& jenis - Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
- Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
- Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
- Aktifitas log yang detail
- Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
- Memiliki task scheduler
Demikianlah beberapa fitur dan spesifikasi sebuah DMS yang baik, semoga bermanfaat.
