Dalam sebuah organisasi baik organisasi swata ataupun pemerintahan sudah pasti terdapat proses pekerjaan organisasi yang berkaitan dengan : perencanaan, menghimpun, mencatat, mengolah, mengadakan, mengirimkan keterangan dalam mengendalikan pekerjaan pokok guna mencapai tujuan perusahaan, oleh karena itu diperlukan sebuah prosedur standar (SOP) yang mampu menjadi standar baku perusahaan.
Standar Operasional Prosedur Dokumentasi
Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah aturan baku yang berisi mengenai tentang uraian kegiatan yang harus dilakukan dalam sebuah proses kerja, dalam hal dokumentasi SOP diperlukan untuk memastikan bahwa dokumen yang digunakan sesuai dengan cara atau prosedur yang benar sehingga mampu menciptakan konsistensi kerja yang baik.
Sedangkan dokumentasi merupakan proses pendokumentasian segala hal yang menyangkut prosedur. Dokumentasi sendiri diperlukan dalam sebuah organisasi karena organisasi menyadari betapa pentingnya dokumen, dengan adanya dokumen maka proses kerja yang ada didalam sebuah organisasi akan jauh lebih mudah dalam meninjau sebuah pekerjaan yang telah dilakukan ataupun membuat perncanaan berdasarkan dokumen yang ada.
Kegiatan dokumentasi yang melibatkan kegiatan pengumpulan, pemeriksaan, pemilihan dokumen sesuai dengan kebutuhan yang terkordinasi sehingga dalam proses penggunaan kembali informasi yang ada di dalamnya akan menjadilebih mudah dan tepat sasaran.
jadi pada dasarnya pengelolaan dokumen standar operasional prosedur berhubungan dengan bagaimana melakukan aktivitas ataupun pekerjaan kantor dimana didalamnya terdapat kegiatan perencanaan sampai pengendalian dokumen. dalam hal ini dengan adanya SOP dokumentasi maka system yang ada akan tetap sama dari waktu kewaktu dan jika ada perubahan karyawan ataupun pengelola lainnya system yang sama akan tetap bertahan dan tidak berubah sehinga output yang dihasilkan akan memiliki standar yang sama dengan output dimasa lalu.
Dari beberapa gambaran diatas dapat dipahami betapa pentingnya S
OP dokumentasi, karena hal ini bisa memudahkan langkah kerja yang rumit yang ,melibatkan beberapa individu pekerja yang didukung system sehingga tidak bergantung kepada salah satu individu saja atau perorangan dan memudahkan dalam peninjauan ulang sebuah proses kerja.
Suatu dokumen harus selalu diperbaharui mengikuti perkembangan baru dan harus dipastikan digunakan oleh pihak – pihak yang memang mempunyai kepentingan dan membutuhkan. Pengendalian dokumen ini dilakuakn agar semua pengguna dokumen mendapatkan informasi yang tepat dan terupdate.
Jadi dapat diasumsikan bahwa Standar Operasional Prosedur Dokumentasi merupakan langkah-langkah pengendalian pengoperasian dokumen yang tersusun dan baku sehingga menghasilkan pedoman dan langkah kerja yang sesuai yang telah ditetapkan oleh perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan, hal ini terkait dengan bagaimana perusahaan ini terus berkembang dan berusaha untuk menyajikan informasi dan produk yang sesuai dengan standarisasi perusahaan.
Semoga bermanfaat…..
