System Pengarsipan Menggunakan Metode Penomoran-Dalam dunia kearsipan ada banyak metode yang digunakan untuk pelabelan dokumen sebagai tanda pengenal dokumen itu sendiri, salah satu yang sering digunakan yaitu system penomoran, system nomor merupakan system penyimpanan dan penemuan kembali sebuah dokumen yang berdasarkan pada susunan pengkodean angka atau nomor, dengan beberapa varian penyimpanan system nomor ini antara lain :
- Sistem penyimpanan berdasarkan nomor Dewey.
- Sistem penyimpanan berdasarkan terminal digit.
- Sistem penyimpanan berdasarkan nomor seri yang berurutan.
Sistem penomoran ini sangat cocok sekali digunakan diberbagai instansi Pendidikan, perkantoran atau perbankan yang banyak datanya menggunakan urutan nomor sebagai salah satu identitasnya seperti : KTP, No Rekening bank, Nomor induk Siswa dan lain sebagainya.
Dengan menggunakan system penomoran maka proses temu kembali informasi akan berjalan dengan mudah dengan mengacu kepada range nomor yang akan di cari maka akan menghasilkan proses pencarian yang lebih cepat.
Pada system nomor ada tiga elemen yang berperan penting yaitu : File utama, Indeks dan buku nomor (Book Register).
File Utama
System Pengarsipan Menggunakan Metode Penomoran – Digunakan dua macam map yaitu map individu dan map campuran, dalam hal ini surat yang masuk dan keluar satu individu koreponden disimpan pada file utama, sedangkan map campuran berisikan surat menyurat dari berbagai koresponden.
Indeks
Indeks merupakan alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sebuah subjek atau koresponden yang tersususn secara alfabet sehingga memudahkan proses pencarian.
Buku Nomor
Buku yang berisikan nomor-nomor yang dipergunakan sebagai nomor korespondensi dalam system nomor, buku ini juga menjadi acuan pada proses pencarian dan penyimpanan kembali sebuah dokumen.
Berikut ini penjelasan mengenai metode-metode penyimpanan arsip dengan system penomoran :
a. Penyimpanan arsip berdasarkan Nomor Dewey
Diciptakan oleh Malvile Dewey system ini dengan cepat menjadi salah satu system yang digunkan oleh sebagian arsiparis dalam prsoses filling system, dimana system ini juga dikenal dengan system decimal yang menggunakan notasi angka 0-9 untuk menyususn arsip.
Penggunaan system ini memerlukan daftar klasifikasi yang memuat segala macam persoalan kegiatan yang ada didalam suatu perusahaan itu sendiri. dalam system ini beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
Membuat daftar klasifikasi nomor, yaitu pengelompokan persoalan kegiatan lalu memberi nomor kode yang bermanfaat sebagai pedoman pemberian nomor kode dan penyusunan tempat penyimpanan. Ada sepuluh pembagian kegiatan pokok dengan nomor kode sebagai berikut :
- 000 Humas
- 100 Keuangan
- 200 Kepegawaian
- 300 Pembangunan
- 400 Koperasi
- 500 Produksi
- 600 Pemasaran
- 700 Penelitian dan Laboratorium
- 800 Perlengkapan
- 900 Pengangkutan dan perbekalan
Jika terdapat lebih dari 10 kegiatan pokok maka diperlukan penggabungan dengan mencari judul lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok, setelah itu masing-masing kelompok ini dibagi kembali menjadi 10 bagian yang disebut kelompok pembagian pembantu.
Pembagian pembantu / sub kelompok
Terdiri dari 10 uraian persoalan sebagai contoh kita ambil dari bagian kepegawaian dengan kode 200 :
200 Formasi
210 Seleksi
220 Tenaga kerja
230 Uraian jabatan
240 Disiplin kerja
250 Kenaikan pangkat
260 Cuti
270 Mutasi
280 Pemberhentian kerja
290 Pensiun
Lalu sub kelompok ini diuraikan lagi menjadi 10 kelompok sebagai contoh :
200 Iklan
201 Lamaran
202 Panggilan
203 Seleksi
204 Wawancara
205 Psikotest
206 Pelatihan dan pendidikan
207 Percobaan
208 Pengangkatan
209 Penempatan
Setelah membuat daftar klasifikasi langkah selanjutnya yaitu perlengkapan antara lain :
Filling Cabinet, Guide, Map Folder, Kartu indeks, dimana pada filling cabinet mempunyai nomor yang disesuaikan dengan daftar klasifikasi nomor dan menempatkan semua dokumen sesuai dengan klasifikasinya pada nomor yang sesuai dengan klasifikasi dengan menggunakan beberapa alat bantu penyimpanan seperti Guide,map ataupun kartu indeks untuk mempermudah pencarian.
