Tata Cara Pengelolaan Arsip Elektronik-Perkembangan teknologi yang begitu pesat memberikan dampak yang sangat signifikan bagi perkembangan berbagai sektor, begitupun sektor kearsipan yang juga harus mengikuti perkembangan teknologi yang semakin maju, dengan adanya teknologi ini diharapkan mampu menberikan peningkatan yang sangat baik untuk pengelolaan kearsipan.
Dengan menggunakan teknologi telah lahir berbagai inovasi baru yang membuat pengelolaan kearsipan kini smeakin mudah dan cepat, salah satunya yaitu arsip elektronik atau yang dikenal dengan arsip digital, dimana semua proses dari mulai penciptaan, pengolahan dan penyimpanan menggunakan media elektronik sebagai alat kerjanya yang dapat digambarkan seperti dibawah ini :
- Penciptaan, pada saat ini semakin banyak perusahaan yang menyadari pentingnya pengurangan penggunaan kertas dilingkungan organisasi mereka, oleh karena itu semakin banyak perusahaan yang tidak lagi menggunakan kertas sebagai bahan pembuatan arsip atau informasi melainkan melalui sebuah form elektronik yang dapat disimpan didalam bentuk elektronik pula, hal ini menyebabkan pengurangan penggunaan kertas secara langsung pada organisasi tersebut. Walaupun dalam beberapa hal penggunaan kertas mutlak dibutuhkan akan tetapi itu hanya terbatas kepada hal-hal tertentu.
- Pengolahan, dalam hal ini pengolahan berarti proses penggunaan kembali informasi yang terkandung didalam arsip tersebut, didalam dunia teknologi penggunaan kembali informasi yang terbentuk dalam suatu arsip elektronik atau digital sangatlah mudah, tanpa perlu menggunakan kertas kita sudah bisa mengakses informasi tanpa perlu mencetak arsip tersebut kedalam kertas print. dengan hanya membuka akses file tersebut melalui jaringan computer.
- Penyimpanan, didalam dunia teknologi ada salah satu media penyimpanan yang disebut database, dengan membuat database maka semua dokumen kita akan tersimpan dengan baik dan rapih didalam suatu database yang kita buat, dimana database ini juga mempunyai akses keamanan yang sangat baik apabila kita sudah menggunakan berbagai prosedur keamanan yang ada, seperti hjak akses dan password ter-enkripsi.
Tata Cara Pengelolaan Arsip Elektronik-Pada dasarnya yang terjadi pada saat ini adalah permasalahan bagaimana mengkonversi arsip dari betuk konvensional kedalam bentuk arsip elektronik, karena pada dasarnya banyak sekali organisasi yang masih menggunakan arsip konvensional dan ingin merubahnya kedalam arsip elektronik, untuk hal-hal tersebut maka yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
Pemilihan
Ada beberapa hal yang diperhatikan dalam proses pemilihan ini antara lain : waktu, kegunaan , nilai informasi dan lain sebagainya. hal ini berarti pemilihan arsip juga bedasarkan kegunaan arsip dan seberapa penting informasi yang terkanduing didalamnya, serta kondisi fisik arsip semakin buruk kondisi arsip semakin cepat untuk diselamatkan atau di musnahkan.
Pemindaian
Setelah arsip dipilih tahap selanjutnya adalah tahap pemindaian yang merupakan proses konversi dokumen dari media fisik kedalam media elektronik, jadi dalam hal ini semua dokumen yang telah terpilih berdasarkan informasi yang terkandung didalamnya akan melalui proses scan, dan dokumen yang dihasilkan dari proses scan ini akan dimasukan kedalam beberapa katagori yang sejenis, sehingga memudahkan dalam proses pencarian kembali informasi.
Penyesuaian
Penyesuaian arsip yang biasanya merubah nama default pemberian mesin menjadi sesuai dengan dengan informasi yang terkandung didalamnya, dengan mengikuti katagori jenis arsip, nomor urut dan lain sebaginya yang memudahkan prosespengindentifikasian dokumen.
Semoga Bermanfaat ….
5 thoughts on “Tata Cara Pengelolaan Arsip Elektronik”