Secara garis besar Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan pada sebuah perusahaan sudah diatur dalam Undang – Undang No. 8 tahun 1997 dimana UU mengenai dokumen perusahaan tersebut menyatakan bahwa setiap perusahaan harus / wajib membuat dan menyimpan semua jenis dokumen untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum. Salah satu dokumen perusahaan yang dimaksud adalah dokumen keuangan.
Yang termasuk dalam dokumen keuangan dalam sebuah perusahaan antara lain terdiri dari catatan, pembukuan, data pendukung administrasi keuangan yang bisa dijadikan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha sebuah perusahaan dan dokumen lain yang berhubungan dengan transaksi keuangan. dari gambaran tersebut diatas dapat diuraikan bahwa dokumen keuangan mencakup ruang lingkup yang sangat luas dan tentunya dalam skala yang cukup banyak yang terdiri dari pembuatan, penyimpanan, pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi, pemindahan dokumen, penyerahan dokumen dan pemusnahan dokumen dan semua hal tersebut termasuk kedalam pengelolaan dokumen keuangan yang sangat umum.
Pengelolaan Dokumen Keuangan
Banyaknya dokumen keuangan yang akan dikelola merupakan sebuah hal yang membutuhkan perencanaan yang baik dan efisien, hal ini dikarenakan dokumen keuangan sendiri memiliki banyak jenis dan kegunaannya, oleh karena itu untuk Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan diperlukan sebuah sistem yang mampu membuat, merecord dan mengelola dokumen keuangan itu sendiri agar pada saat terjadinya sebuah transaksi keuangan kita dapat dengan mudah memverifikasi keabsahan transaksi tersebut.
Adapun Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan dapat digambarkan sebagai berikut :
- Pembuatan catatan keuangan
Dijelaskan dalam UU No. 7 Tahun 1997 mengenai dokumen perusahaan bahwa setiap perusahaan wajib membuat catatan keuangan agar setiap saat dapat diketahui keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan untuk melindungi baik kepentingan perusahaan, pemerintah, maupun kepentingan pihak ketiga (Pasal 8 dan penjelasannya), dokumen keuangan perusahaan yang wajib di catat terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal – hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan (Pasal 5).
- Penyimpanan dokumen
Jangka waktu penyimpanan yang ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen adalah kurang dari 10 tahun atau lebih dari 10 tahun, jangka waktu ini ditetapkan sesuai dengan jadwal retensi yang telah ditetapkan oleh keputusan pimpinan perusahaan. beberapa contoh dokumen keuangan yang termasuk wajib masuk kedalam kategori dokumen yang tersimpan yaitu, laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian atau setiap dokumen mengenai hak dan kewajiban serta hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha perusahaan.
- Pengalihan bentuk dokumen dan legalisasi
Pengalihan bentuk dokumen merupakan proses alih media dokumen perusahaan kedalam media lainnya yang pada umumnya dokumen dalam bentuk fisik kedalam bentuk digital atau elektronik, 
Sedangkan untuk dokumen yang memang dari awalnya sudah tercipta dalam bentuk elektronik akan tetap disimpan didalam sistem yang sewaktu – waktu jika diperlukan akan digunakan kembali. Tentunya semua dokumen yang dialih kan kedalam media elektronik haruslah dokumen asli yang memiliki pembuktian otentik dan memiliki kepastian hukum tertentu.
Sedangkan untuk legalisasi pengalihan dokumen wajib dilegalisasi, legalisasi merupakan proses pengesahan isi dokumen yang di alih mediakan kedalam media elektronik yang menerangkan dan menyatakan bahwa isi dokumen yang ada didalam dokumen elektronik tersebut sesuai dengan dokumen aslinya yang dilakukan oleh pimpinan atau pejabat yang mempunyai kedudukan diperusahaan yang bersangkutan. Dan didalam keterangan legalisasi tersebut sekurang – kurangnya harus mencakup informasi mengenai :
- Tempat dan waktu dilakukannya proses legalisasi.
- Keterangan jenis dokumen.
- Keterangan bahwa dokumen elektronik tersebut sesuai dengan dokumen fisik aslinya dalam semua aspek, baik informasi yang ada maupun pejabat pengesahannya.
- Tanda tangan dan nama jelas pejabat dan jabatan yang bersangkutan
- Pemindahan dokumen
Dalam pasal 17 UU. No 8 tahun 1997 dijelaskan bahwa pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah keunit kearsipan dilingkungan perusahaan dilakukan berdasarkan keputusan pemimpin perusahaan yang pelaksanaannya yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dimana dalam tatacara pemindahan dokumen tersebut perlu disertai dengan daftar berita acara yang sedikitnya memuat mengenai :
- Tempat dan waktu dilakukannya proses pemindahan.
- Keterangan mengenai pelaksanaan pemindahan.
- Tanda tangan dan nama jelas pejabat dan jabatan yang melakukan pemindahan dan yang menerima pemindahan.
- Penyerahan dokumen
Setiap perusahaan yang dalam kegiatan usahanya memiliki dokumen yang mempunyai nilai bagi kepentingan nasional wajib menyerahkan dokumen tersebut ke arsip nasional sesuai dengan pasal 18 UU no. 8 Tahun 1997. Jadi dalam hal ini pimpinan perusahaan wajib memilah dan menilai dokumen mana saja yang termasuk kedalam dokumen yang harus diserahkan ke Arsip Nasional dan dokumen yang dapat dimusnahkan sesuai dengan jadwal retensi. Ada tiga hal yang menjadi parameter dokumen yang harus diserahkan ke arsip nasional yaitu :
- Dokumen yang memuat mengenai kegiatan pemerintahan.
- Dokumen yang memuat mengenai kegiatan pembangunan nasional.
- Kegiatan yang memuat mengenai kehidupan kebangsaan.
- Pemusnahan dokumen
Pemusnahan dokumen dapat dilakukan apabila dokumen telah masuk dalam katagori sebagai berikut :
- Dokumen telah melewati jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi.
- Dokumen sudah tidak lagi memiliki nilai guna dalam perusahaan.
- Dokumen sudah tidak lagi memiliki nilai guna bagi kepentingan nasional.
- Dokumen tidak termasuk kedalam dokumen yang dilarang dan diatur dalam undang – undang.
- Dokumen tidak terkait dengan perkara pidana dan perkara perdata yang masih dalam proses.
Setelah dilakukan pemusnahan maka dibuatkan berita acara yang memuat hal – hal sebagai berikut :
- Keterangan tempat dan waktu dilakukannya pemusnahan.
- Keterangan mengenai pelaksanaan dan proses pemusnahan.
- Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melakukan kegiatan pemusnahan.
- Semua dokumen diatas dibuat minimal rangkap tiga yang masing masing akan diserahkan kepada : lembar satu untuk pimpinan perusahaan, lembar dua untuk unit pengolahan dan lembar tiga untuk unit kearsipan.
Demikainlah informasi mengenai Tata Cara Pengelolaan Dokumen Keuangan yang penulis rangkum dari berbagai sumber – sumber, semoga bermanfaat…..
Sumber :
https://yohannes-suraja.blogspot.com/2012/01/pengelolaan-dokumen-keuangan-perusahaan.html https://bali.tribunnews.com/2019/10/07/gunakan-sistem-digital-pengelolaan-keuangan-banyuwangi-kini-paperless https://bppk.kemenkeu.go.id/content/berita/balai-diklat-keuangan-balikpapan-tanggung-jawab-pengelolaan-arsip-keuangan-negara-dan-sanksi-hukum-yang-melekat-padanya-2019-11-05-6e33bd13/
