Tata Cara Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Tata Cara Pengelolaan Dokumen Perusahaan-Dalam Mengelola dokumen perusahaan, pemerintah telah mengatur hal tersebut dalam UU RI Nomor 8 Tahun 1997 mengenai Dokumen Perusahaan, dimana UU tersebut menerangkan bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektivitas dan efisiensi perusahaan adalah ketentuan yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan, dan neraca selama 30 tahun dan penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 tahun sebagaimana diatur antara lain dalam pasal 6 Kitab Undang-undang Dagang (Wtboek van Koophandel voor indonesie, Staatsbiad 1847 : 23) yang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan perusahaan.

Tata Cara Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Pada dasarnya setiap perusahaan memiliki karakteristik yang berbeda-beda dalam memanfaatkan dokumen yang dimilikinya, untuk itu dalam pengelolaannya pun harus di tangani dengan cara yang berbeda-beda pula akan  tetapi standar pengelolaan dokumen perusahaan pada dasarnya adalah sama yaitu bertujuan untuk :

1. Melindungi dokumen yang masih aktif dan nonaktif dari berbagai bahaya yang mengancam.
2. Melestarikan dokumen agar pada saat diperlukan kembali dokumen beserta informasi yang ada didalamnya tersedia dengan cepat dan aman.
3. Mengelola dokumen untuk memberikan informasi valid kepada perusahaan.
4. Dokumen bisa digunakan sebagai referensi proses kerja.
5. Dan masih banyak lagi tujuan dari pengelolaan dokumen dalam sebuah perusahaan.

Di era yang sudah begitu maju ini dokumen sudah bertransformasi dengan cepat, saat ini penggunaan dokumen elektronik sudah menjadi sebuah hal yang sangat umum dalam pengelolaan dokumen perusahaan. untuk mengatur poila pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasi pemerintah juga menerangkan hal tersebut dalam pasal 12 yaitu :

1. Dokumen perusahaan dapat dialihkan kedalam mikrotik atau media lainnya.
2. Pengalihan dokumen perusahaan kedalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima perusahaan yang bersangkutan.
3. Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional.
4. Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut

Pasal 13

Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib dilegalisasi.

Pasal 14

(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dala Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.

(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.

Pasal 15

(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya.

Pasal 16

Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.

Jadi dalam Tata Cara Pengelolaan Dokumen Perusahaan pemerintah sudah mengatur dengan jelas beberapa ketentuan yang menjelaskan mengenai dokumen perusahaan, dokumne perusahaan tidak hanya terkait dengan perusahaan saja akan tetapi juga terkait dengan dokumen negara yang bisa digunakan untuk kepentingan negara, oleh karena itu baik pengelolaan dokumen perusahaan dalam bentuk hard copy maupun soft copy semuanya harus di atur dalam sebuah pengelolaan dokumen perkantoran yang baik dan aman.