Tata Cara Pengelolaan Dokumen Yang Baik II-Dalam mengelola dokumen disebuah organisasi terdapat beberapa sistem yang biasa digunakan yang bisa disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan sesuai dengan jenis arsip atau dokumen yang dikelola. Sistem pengarsipan sendiri merupakan suatu pengaturan atau cara penyimpanan arsip secara logis dan sistematis yang mampu memudahkan pengelolaan dokumen tersebut baik dalam penyimpanan dan penggunaan kembali arsip tersebut. Terdapat lima jenis sistem pengarsipan yang umum digunakan yaitu antara lain :
-
Alphabetical Filling System
Sistem ini menggunakan metode penyusunan arsip menggunakan susunan menurut abjad. Umumnya metode ini didasarkan pada penyusunan nama orang, nama perusahaan atau organisasi, nama tempat, benda dan subjek masalah. Dengan menggunakan objek tersebut maka untuk menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen akan menggunakan awalan abjad dari dokumen tersebut apabila dokumen tersebut berawalan dari abjad “K” maka pencarian akan dimulai dari abjad “K” sehingga waktu pencarian akan lebih efisien dan akurat.
Untuk itu diperlukan beberapa penggunaan fitur bantuan untuk mengoptimalkan sistem penggunaan kembali dan juga penyusunan kembali arsip tersebut antara lain dengan menggunakan :
Indeks, merupakan sarana untuk menemukan kembali dokumen dengan cara mengidentifikasi arsip tersebut melalui penggunaan tanda pengenal yang berupa kode-kode atau warna tertentu untuk membedakan katagori dokumen satu dengan yang lainnya.
Unit, merupakan bagian kata tangkap yang mempunyai penegrtian khusus atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama merupakan caption atau judul dari dokumen tersebut, jadi pada setiap judul mempunyai bagian yang disebut unit.
Code adalah sebuah tanda atau simbol yang diberikan pada lembaran arsip tersimpan sebagai tanda penyimpanan arsip, sedangkan coding merupakan kegiatan dalam memberikan tanda atau kode kepada arsip yang berfungsi untuk menunjukan gambaran isi dari informasi yang terkandung didalam arsip.
2. Sistem Perihal atau Pokok Isi Surat
Sistim ini merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat pedoman pada perihal surat atau pokok isi surat, dalam sistem ini juga membutuhkan beberapa fungsi dasar yaitu :
- Daftar Indeks, merupakan daftar yang memuat seluruh kegiatan atau masalah yang dilakukan diseluruh organisasi dimana sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut diuraikan dimana masalah pokok termasuk dalam pembagian utama sedangkan uraian masalahnya termasuk kedalam pembagian pembantu.
- Perlengkapan menyimpan surat seperti : perlengkapan penyimpanan (Filing Cabinet, Guide, Folder / Map, Kartu kendali).
- Pemberian kode surat.
- Penyimpanan surat
- Menyimpan kartu kendali.
3. Sistem Nomor
Terdapat 4 jenis sistem nomor yang biasa digunakan yaitu :
- Sistem Nomor menurut Dewey, Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan, dimana kebutuhan umum untuk sistem ini adalah :
a. Perlengkapan penyimpanan (Filing cabinet, Guide, Folder / Map).
b. daftar klasifikasi nomor.
c. Kartu kendali.
- Sistem Nomor Menurut Terminal Digit, Pada sistem ini kode penyimpanan memakai sistem penyimpanan menurut terminal digit yang merupakan penyimpanan berdasarkan nomor urut pada buku arsip, kebutuhan dalam penggunaan sistem ini adalah :
a. Perlengkapan penyimpanan (Filing cabinet),
b. Kartu kendali.
- Sistem Nomor Midle Digit, sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nominal decimal dewey dan sistem nomor terminal digit, dimana yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada ditengah, sedangkan untuk dua angka yang berada didepan menunujukan kode map. Dan untuk dua angka yang berada dibelakang merupakan penunjuk untuk urutan surat dalam semua urutan surat yang ada.
- Sistem nomor Soundex, merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan nama dan tulisan. dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode notasi yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
4. Sistem Geografis atau Wilayah
Sistem ini merupakan sebuah sitem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi domain alamat sebuah arsip. Dalam sistem ini penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan geografi atau wilayah dari surat atau arsip itu berasal dan tujuan kirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dalam folder yang sama dan tidak dipisah-pisahkan. Penggunaan sistem in membutuhkan bantuan dari sistem abjad dan sistem tanggal.
5. Sistem Tanggal
Pada sistem ini sistem penyimpanan surat didasarkan pada tanggal surat diterima untuk surat masuk dan tanggal surat dikirim untuk surat keluar. Kebutuhan dalam penggunaan sistem ini antara lain :
- Peralatan perlengkapan (Filing cabinet, dll).
- Pembagian sistem tanggal.
- Susunan guide dan folder dalam filing cabinet.
- Penyimpanan surat.
Dari kelima sistem pengelolaan arsip tersebut diatas memiliki kelebihan dan kekurangan masing – masing oleh karena itu penggunaan sistem yang baik adalah penggunaan sistem yang sesuai dengan dokumen yang dikelola oleh organisasi itu sendiri, dengan menyesuaikan jenis dokumen yang paling banyak di terima maka organsasi akan banyak mendapatkan manfaat dengan menggunakan penyesuaian sistem pengelolaan dokumen yang ada. Semoga bermanfaat….
