Tata Cara Penyimpanan Arsip Yang Baik

Tata Cara Penyimpanan Arsip Yang Baik-Ada beberapa tatacara penyimpanan arsip yang biasa digunakan didalam manajemen pengelolaan arsip diantaranya :

Horizontal Filling (Flat Filling), Merupakan penyimpanan arsip dengan cara memasukan arsip kedalam stofmap atau snelhecter kemudian ditumpukan keatas dalam lemari arsip atau disusun secara mendatar / horizontal dari bawah keatas.
Vertikal Filling, Pada tatacara ini arsip disimpan dengan cara dimasukan dalam folder/ map arsip kemudian diletakan dalam posisi tegak memanjang atau berdiri dan disusun dari depan kebelakang.
Lateral Filling, dimana metode ini menggunakan penyimpanan arsip dengan cara dimasukan dalam snelhecter atau brief ordner yang kemudian diletakkan berdiri dengan punggung didepan.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Tata Cara Penyimpanan Arsip Yang Baik-Ada beberapa prosedur disaat kita ingin melakukan penyimpanan arsip sehingga proses penyimpanan tersebut bisa berlangsung dengan baik dan benar. beberapa yang harus dilakukan agar proses penyimpanan arsip berjalan dengan baik antara lain :

Pemeriksaan pada tanda pelepas surat / release mark, tanda pelepas biasanya merupakan diposisi dep (deponeren) yang menunjukan perintah untuk menyimpan surat.
Pengindeksan, yaitu proses pemberian kode yang dibuat sesuai dengan system penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali arsip tersebut.
Penyortitran, merupakan proses memisah-misahkan arsip sesuai dengan klasifikasi isi arsip tersebut, sehingga pada saat penyimpanan nanti semua arsip akan bertempat didalam area yang sama dalam satu jenis arsip.
Penyimpanan, proses penyimpanan arsip kedalam lemari arsip sesuai dengan kategori ataupun klasifikasi informasi yang terkandung didalamnya.
Penataan, penataan arsip merupakan salah satu hal yang sangat penting pada proses manajemen dokumen, dimana ada beberapa system penataan yang umumnya digunakan, diantaranya :

a. Sistem Abjad.

b. Sistem Tanggal.

c. Sistem Nomor.

d. Sistem wilayah.

e. Sistem Subyek / Pokok masalah.

Sistem penataan yang tertera diatas merupakan sistem yang biasanya banyak digunakan pada saat ini, adapun pilihan penggunaan sistem yang cocok bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kultur perusahaan itu sendiri, karena pada dasarnya semua sistem yang ada pada saat ini bisa mengakomodasi kebutuhan pengelolaan arsip dengan baik dan efisien.