Tata Kelola Sistem Kearsipan

Tata Kelola Sistem Kearsipan-Sistem kearsipan merupakan proses kerja yang ada didalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk mengelola semua dokumen yang ada didalam organisasi itu sendiri, maksud dari pengelolaan dokumen ini bertujuan untuk memudahkan pengelolaan kembali sebuah informasi yang ada didalam sebuah dokumen untuk menunjang proses kerja ataupun sebagai bahan rujukan informasi terdahulu.

dalam cakupannya proses kerja sistem kearsipan ini dimulai dari penyimpanan, temu kembali informasi, sampai pemusnahan dokumen yang sudah tidak memiliki informasi yang valid ataupun dokumen yang termasuk didalam katagori dokumen retensi. Dengan adanya pengelolaan dokumen maka proses efisiensi dan kontrol dokumen akan berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi penyimpanan dokumen yang sia-sia dan mengefisiensikan ruang penyimpanan.

Tata Kelola Sistem Kearsipan

Pada umumnya dokumen yang tercipta di sebuah instansi perhari sangatlah banyak bisa dibayangkan berapa dokumen yang tercipta dalam kurun waktu 5 sampai dengan 10 tahun, mungkin jumlahnya bisa jutaan atau bahkan lebih, bagaimana mengefisienkan pencarian sebuah dokumen dalam jutaan dokumen yang ada menjadi tugas sebuah system pengelolaan dokumen.

Tata Kelola Sistem Kearsipan mengedepankan visi untuk membuat system pengelolaan dokumen yang sesuai dengan kultur dan kinerja perusahaan, oleh karena itu seringkali ada perbedaan antara penerapan sistem kelola sebuah instansi dengan instansi lainnya karena semua itu bisa disesuaikan dengan kebutuhan instansi tersebut.

Sebuah system kearsipan yang baik mampu mengintegrasi semua kebutuhan akan pencarian informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat, oleh karena itu proses pengelolaan dokumenpun terkait dengan proses penciptaan dokumen itu sendiri, bagaimana mengklasifikasikan sumber dokumen secara tepat mampu membuat proses pengindeksan dokumen menjadi lebih cepat.

Karena secara tidak langsung tatakelola dokumen ini merupakan salah satu supporting yang sangat penting bagi hampir setiap proses kerja yang ada atau malah salah satu faktor penunjang keputusan dalam sebuah proses maka tentu saja tatakelola ini juga harus mempunyai faktor security yang sangat baik, karena tidak semua orang boleh mengakses dokumen tertentu maka proses satu pintu merupakan salah satu opsi yang sangat baik, yang dimaksud satu pintu disini adalah harus ada sebuah divisi yang bertanggung jawab atas keluar masuknya dokumen sehingga apabila seseorang ingin menggunakan dokumen yang ada harus dengan sepengtahuan dan ijin dari pihak terkait.

Begitupun dengan tatakelola dokumen yang berbasis digital , pemberian hak akses yang sesuai membuat perlindungan dokumen menjadi lebih maksimal dan effisien, hal ini bisa diterapkan dengan pemberian akses pada masing masing divisi dan juga penggunaan password tertentu untuk beberapa dokumen yang perlu perlindungan.

 

Semoga bermanfaat