Tatacara Pengindeksan dalam pengelolaan arsip-Indeks adalah proses penentuan urutan unit – unit atau bagian – bagian dari kata tangkap yang disusun menurut abjad, sedangkan kata tangkap dapat berupa nama apapun, subject, angka yang tergantung dengan system penyimpanan yang digunakan berdasarkan pada isi dokumen yang bersangkutan. oleh karena setiap perusahaan mempunyai intepretasi yang berbeda-beda mengenai kata tangkap ataupun kode yang dihasilkan, maka perlu adanya standarisasi dalam pengklasifikasian tersebut.
Daftar klasifikasi subjek standar
Pada umumnya yang digunakan saat ini adalah daftar subjek standarisasi tingkat internasional, oleh karena itu standarisasi ini banyak dipergunakan untuk pengelompokan buku-buku diperpustakaan dan system pengarsipan, cukup banyak juga daftar klasifikasi subjek standar yang digunakan secara internasional seperti, Dewey Decimal Clasification (DDC), Universal Decimal Clasification (UDC), Library of Congress Clasification (LC), yang masing masing mempunyai beberapa perbedaan mendasar dalam pembagian subjeknya untuk DDC membagi subjeknya dalam 10 kelas Utama, sedangkan LC membagi subjeknya dalam 20 kelas Utama, sebagai contoh pada klasifikasi subjek DDC sebagai berikut :
- 000 Umum
- 100 Filsafat
- 200 Agama
- 300 Ilmu Sosial
- 400 Bahasa
- 500 Ilmu Murni
- 600 Ilmu Terapan
- 700 Kesenian
- 800 Kesusastraan
- 900 Sejarah dan ilmu
akan tetapi dalam pengelolaan arsip subjek – subjek tersebut sangat tidak mempunyai koneksi yang kuat dengan informasi yang ada didalam ruang lingkup arsip di perkantoran, oleh karena itu diperlukan subjek dan klasifikasi buatan sendiri yang sesuai dengan kriteria informasi yang ada didalam ruang lingkup pekerjaan.
Daftar Kalsifikasi Subjek Buatan Sendiri
Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri mempunyai banyak keuntungan yang bisa digunakan dalam ruang lingkup pengelolaan kearsipan khususnya dalam perkantoran, hal ini disebabkan karena pada umumnya kebutuhan, fungsi serta bidang disetiap kantor tidaklah sama, oleh karena itu sangatlah cocok membuat daftar klasifikasi sendiri guna mengefisienkan system pengelolaan arsip di perusahaan kita.
Cara yang paling mudah dalam dalam membuat klasifikasi subjek sendiri yaitu dengan mencatat setiap isi perihal dokumen yang diterima satu persatu dalam suatu bukiu tulis atau database, kemudian daftar tersebut disusun menurut abjad, lalu menentukan istilah untuk beberapa subjek yang berbeda yang memiliki beberapa persyaratan antara lain : Kata benda, terdiri dari satu kata jika memungkinkan, mempunyai pengertian yang jelas untuk satu masalah atau subjek.
Denga mengklasifikasikan semua inti subjek semua data dalam semua dokumen maka akan sangat mudah mengelompokan dokumen atau memberikan dokumen indeks yang sesuai dengan informasi yang terkandung didalamnya.
