Tiga Faktor Terkait Keberhasilan Pengelolaan Arsip – Dalam mencapai tujuan pengelolaan kearsipan ada beberapa faktor yang harus dilakukan, dimana faktor – faktor tersebut sangat berperan penting dalam keberhasilan suatu pengelolaan arsip, faktor – faktro tersebut antara lain :
Faktor Kepemimpinan
Dalam mengelola unit kearsipan yang sangat komplek dibutuhkan seorang pemimpin yang tegas dan mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, untuk itu sumber daya yang harus masuk dalam kriteria seorang pemimpin unit kearsipan harus memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan, dimana kompetensi pimpinan unit dan lembaga kearsipan meliputi :
- Keterampilan teknis yang meliputi kemampuan menggunakan bahan, peralatan, komputer, lemari arsip untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dan mengatasi persoalan penggunaan fasilitas dan pelaksanaan pekerjaan kearsipan, dimana keterampilan ini lebih banyak dibutuhkan oeh manajer, pimpinan lini pertama, dan manajer lini bawah.
- Keterampilan manusiawi, yaitu kemampuan untuk bekerja sama, memahami, mempengaruhi dan memotivasi orang lain terutama para pegawai sebagai individu dan anggota kelompok keterampilan ini lebih banyak dibutuhkan oleh manajer atau pimpinan menengah.
- Keterampilan konseptual, merupakan keterampilan dalam menguraikan dan menjelaskan masalah atau kejadian didalam sebuah organisasi. termasuk juga kemampuan untuk melaksanakan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan, dimana keterampilan ini memang dibutuhkan oleh seorang yang memang pemegang keputusan seperti manager, pimpinan unit sesuai dengan kebutuhan pokoknya.
Faktor kompetensi arsiparis dan SDM
Untuk melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip, seorang arsiparis dituntut untuk mempunyai kompetensi yang sesuai meliputi kemampuan pengetahuan kearsipan, manajemen dan organisasi, kemampuan keterampilan atau teknis pelaksanaan tugas-tugas dan penggunaan bahan dan alat kearsipan, untuk itu dibuatlah struktur pembinaan dan pengembangan arsiparis oleh lembaga kearsipan melalui upaya :
- Pengadaan arsiparis.
- Pengembangan komptensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
- Pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis.
- Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya kearsipan.
Faktor sarana dan prasarana kearsipan
Sebagai salah satu peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan sarana perlu dimiliki dikembangkan oleh setiap unit kerjanya dalam lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Bahan dan alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan dan pelaksanaan kerja kearsipan harus di upayakan dan diatur sehingga memiliki kualitas dan spesifikasi yang sesuai dengan standar pengelolaan kearsipan. Standar kualitas dan spesifikasi sarana dan prasarana merupakan ketentuan standar mengenai kualitas, bahan, bentuk ukuran, jenis dan lain – lain yang dapat di jadikan acuan atau pedoman dalam pengedaan sarana dan prasarana kearsipan.
Dengan adanya tiga faktor tersebut diatas maka dalam perjalanannya pengelolaan arsip akan berjalan lebih mudah dan efisien, dimana Tiga Faktor Terkait Keberhasilan Pengelolaan Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam pengelolaan arsip, hal ini terkait dengan kompleksitas kearsipan dan informasi yang ada didalam sebuah arsip yang harus di jaga dan dilindungi agar bisa memberikan manfaat untuk organisasi maupun masyarakat secara individu, terima kasih.
