Tingkatan – Tingkatan Dalam Jenis Dokumen

Dalam pembuatan dokumen biasanya terdapat beberapa perbedaan tingkatan jenis dokumen yang ada, hal ini terkait dengan fungsi dari keberadaan dokumen itu sendiri, dan pada umumnya Tingkatan – Tingkatan Dalam Jenis Dokumen dapat dibagi menjadi 4 tingkatan dokumen yang berbeda sesuai dengan fungsi dan informasi yang ada didalamnya, tingkatan dokumen tersebut antara lain :

Dokumen Tingkat 1

Merupakan sebuah dokumen yang berisikan mengenai penjelasan kebijakan perusahaan secara umum, dokumenn tingkat ini juga berisikan prinsip – prinsip serta metode pengarahan bagi pelaksanaan system manajemen mutu atau stadarisasi perusahaan yang akan diterapkan dalam mengelola perusahaan.

yang termasuk didalam dokumen jenis ini contohnya adalah manual mutu yang berisikan mengenai acuan mutu dokumen – dokumen dibawahnya.

Dokumen Tingkat II

Pada tingkatan ini dokumen yang termasuk didalamnya adalah dokumen yang menjelaskan mengenai aktivitas atau proses kerja / system yang berlaku yang melibatkan sekelompok bagian atau fungsi, contoh dari dokumen tingkatan ini adalah : Master plan, prosedur, pedoman serta dokumen lain yang sejenis.

Dokumen Tingkat III

Dokumen ini memuat parameter standar atau target yang harus dipenuhi oleh setiap elemen dalam bidang pekerjaan, dokumen jenis ini menjelaskan secara terperinci bagaimana sebuah proses kerja harus dilakukan yang termasuk didalam dokumen tingkatan ini antara lain : prosedur intruksi, standar teknis, protocol, spesifikasi, gambar teknis dan dokumen lain yang sejenis.

Dokumen Tingkat IV

Dokumen -dokumen jenis ini merupakan dokumen yang mencatat atau merekam suatu kegiatan atau proses yang dikerjakan sebagai bukti pelaksanaan sebuah kegiatan kerja, banyak sekali yang termasuk kedalam dokumen jenis ini seperti : formulir, rekaman, form check list, daftar data, hasil, rekapitulasi dan lain sebaginya. Dokumen jenis ini merupakan dokumen yang paling banyak dihasilkan dalam sebuah proses kerja diman setiap proses kerja membutuhkan dokumen yang valid sebagai bukti bahwa pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan prosedur yang ada.

Pada dasarnya semua tingkatan dokumen yang ada merupakan salah satu asset perusahaan yang sangat penting, bagaimana tidak semua dokumen yang ada tersebut mempunyai nilai informasi yang sangat penting dan berguna bagi kemajuan sebuah organisasi. Tingkatan – Tingkatan Dalam Jenis Dokumen ini bukan berarti semua dokumen mempunyai kepentingan yang berbeda akan tetapi dilihat dari fungsi dan kegunaannya tentunya mempunyai perbedaan yang cukup signifikan.

Dan dalam pengelolaannya diperlukan tingkatan perlindungan akses bagi beberapa tingkatan dokumen tertentu, misalkan dokumen yang memuat informasi perusahaan secara detail dan menyeluruh hanya bisa diakses oleh para petinggi perusahaan, begitupun dokumen yang memiliki informasi untuk divisi tertentu belum tentu bisa diakses oleh divisi yang lain.

Semoga bermanfaat