Tugas Arsiparis Dalam Kegiatan Pengelolaan Arsip

Pada tulisan kali ini kita akan membahas mengenai Tugas Arsiparis Dalam Kegiatan Pengelolaan Arsip menurut Pasal 8 ayat 3a Permenpan Nomor 48 tahun 2014 mengenai jabatan funsional arsiparis, dalam pasal tersebut di jelaskan beberapa uraian tugas seorang arsiparis sebagai berikut ini :

1. Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip, dalam hal ini yang dimaksud dengan hal terseburt diatas adalah seorang arsiparis harus bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip yang mencakup penerimaan, pembuatan, dalam rangka penciptaan arsip. seorang arsiparis harus mempunyai sebuah system yang bisa mengakomodasi semua kegiatan pengarsipan yang baik dalam rangka memberikan pelayanan dan pelestarian arsip yang bersangkutan.
2. Melaksanakan verifikasi autensitas arsip yang tercipta, pada poin ini seorang arsiparis harus bisa memastikan arsip yang masuk adalah benar merupakan dari bagian divisi yang telah ditentukan, bagaimana cara memverifikasi keaslian dokumen tersebut seorang arsiparis harus bisa membuat system auntentifikasi yang baik dan mampu dipercaya, karena hal ini terkait dengan informasi maka setiap informasi yang dikelola oleh bagian kearsipan harus selalu juga dapat dipercaya sumber dan informasinya.
3. Melakukan pemberkasan arsip aktif, seorang arsiparis harus juga mampu melakukan pengelolaan arsip aktif dengan baik, dalam hal ini terkait dengan system pemberkasan yang baik, dengan adanya system pemberkasan  yang baik maka setiap dokumen yang ada akan lebih mudah dikelola, oleh karena itu seorang arsiparis bertanggung jawab juga atas penggunaan metode penyimpanan yang sesuai dengan kondisi yang ada di sebuah organisasi dimana dia bernaung.
4. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip inaktif, masalah yang sering ditemui pada sebuah manajemen pengelolaan kearsipan yaitu bagaimana menata arsip inaktif dengan baik, sehingga keberadaan arsip inaktif ini tidak mengganggu pengelolaa arsip yang masih aktif, dalam sebuah kelompok arsip sudah pasti terdiri dari beberapa arsip yang mempunyai tanggal dan masa waktu aktif yang berbeda-beda, dalam kasus ini kita ambil sebagai contoh dokumen retensi, dimana masa retensi setiap arsip yang ada akan berbeda-beda, oleh karena seorang arsiparis harus mampu membangun system yang bisa mendeteksi keberadaan arsip inaktif dan juga memprosesnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
5. Melakukan identifikasi dan alih media arsip dinamis, diera yang sudah maju ini hampir semua aspek menggunakan teknologi sebagi basis operasional mereka, begitu juga kegiatan kearsipan, pada saat ini hampir semua dokumen yang ada sudah dialih mediakan kedalam dokumen elektronik, dengan beberapa keuntungan penggunaan dokumen elektronik seperti yang sudah dijelaskan dalam beberapa tulisan kami sebelumnya, maka penggunaan media elektronik pada saat ini juga merupakan suatu kewajiban yang harus dipahamai oleh seorang arsiparis, dalam hal ini bisa dimulai dari proses alih media hingga proses pengelolaannya.
6. Melakukan identifikasi dan penilaian arsip dinamis yang akan diautentifikasi, seorang arsiparis harus juga mampu mengautentifikasi semua arsip dinamis yang akan dikelola, hal ini terkait dengan identifikasi dan penilaian mengenai informasi yang ada didalam dokumen tersebut.
7. Melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip terjaga, untuk proses ini seorang arsiparis harus juga mampu mengelolaa arsip yang sudah ada didalam system pengelolaan yang ada.
8. Melakukan idetifikasi, verikasi, dan penyusunan daftar Salinan otentik arsip terjaga, setelah arsip yang ada masuk kedalam system maka tugas selanjutnya yaitu pengelolaan arsip dimana tiga hal tersebut diatas termasuk kedalamnya, dengan membuat daftar salinan otentik arsip terjaga maka pada proses penggunaan kembali informasi akan menjadi lebih mudah.
9. Melakukan identifikasi pengelolaan arsip vital, untuk pengelolaan arsip jenis ini maka seorang arsiparis harus memberikan perhatian ekstra lebih kepada arsip jenis ini, karena terkadang arsip jenis ini bersifat rahasia dan hanya orang – orang tertentu yang bisa mengakses arsip tersebut maka perlu dibuat prosedur khusus untuk menangani arsip vital tersebut.
10. Melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif, untuk melakukan pemindahan arsip inaktif aspek kehati – hatian harus selalu diperhatikan karena hal ini terkait dengan menentukan apakah informasi  yang ada didalam sebuah arsip masih bisa digunakan atau tidak bisa, sehingga dalam menentukan arsip inaktif seorang arsiparis harus mempunyai pengetahuan yang sangat mendalam mengenai bagaimana dan informasi apa yag ada didalam sebuah arsip tersebut.
11. Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan / pertimbangan jadwal retensi arsip, jadwal retensi arsip merupakan sebuah kegiatan  yang harus dilakukan oleh sebuah system pengelolaan kearsipan, oleh karena itu seorang arsiparis harus mampu menggkordinasi semua hal yang terkait dengan penyusunan jadwal retensi arsip.
12. Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta penyusunan naskah persetujuan / pertimbangan jadwal pemusnahan arsip, agar informasi yang ada didalam sebuah arsip yang sudah termasuk kedalam katagori kadaluarsa tidak dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab maka sebaiknya arsip yang sudah tidak diperlukan lagi harus dimusnahkan, oleh karena itu seorang arsiparis harus mampu mengeksekusi dan merencanakan bagaimana pemusnahan arsip tersebut dilakukan dan proses eksekusinya harus sesuai dengan prosedur yang ada.
13. Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi serta menyusun daftar arsip yang akan dimusnahkan, sebelum arsip tersebut dimusnahkan maka tugas yang harus dilakukan oleh seorang arsiparis yaitu menyususn daftar arsip musnah berdasarkan masa dan nilai informasi yang sudah tidak berguna lagi.
14. Melakukan identifikasi, penilaian, dan verifikasi arsip dalam rangka penyerahan arsip statis, hal ini terkait dengan penggunaan kembali sebuah arsip untuk kepentingan perusahaan, sehingga informasi yang ada didalam arsip tersebut mampu memberikan tambahan informasi untuk mengambil keputusan.
15. Melakukan evaluasi dan penilaian pengelolaan arsip dinamis, semua kegiatan dalam hal pengelolaan kearsipan akan dievaluasi oleh seorang arsiparis, apakah system yang ada sekarang mampu membantu peningkatan kinerja perusahaan atau malah menghambat proses kerja yang ada, oleh karena itu seorang arsiparis harus mampu mendapatkan gambaran secara utuh mengenai system yang sedang berjalan sehingga mampu menganalisa semua proses pengelolaan kearsipan dengan baik.
16. Memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis, hal terakhir ini merupakan salah satu tujuan adanya sebuah system pengelolaan kearsipan yaitu memberikan pelayanan penggunaan arsip dinamis, dengan adanya sebuah system pengelolaan yang baik maka akan meningkatkan tingkat efisiensi pekerjaan dalam sebuah organisasi bisnis.

 

Demikianlah gambaran mengenai Tugas Arsiparis Dalam Kegiatan Pengelolaan Arsip, sehingga dapat menjadi rujukan bagi anda yang ingin berkarir didalam dunia kearsipan atau menjadi seorang arsiparis.

Terima kasih…….