Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip

Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip-Arsip yang baik dapat dilihat dari berbagai aspek salah diantaranya adalah kemudahan dan kecepatan dalam mengakses informasi yang terdapat didalam arsip dan juga aspek keamanan arsip yang terlindungi dari manipulasi dan penggunaan informasi yang tidak semestinya.

Adapun Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip antara lain sebagai berikut :

Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip1. Agar proses pencarian arsip yang mengandung informasi terkait lebih mudah ditemukan

Pada dasarnya setiap arsip yang disimpan dalam suatu system mempunyai informasi yang penting didalamnya, oleh karena penggunaan arsip ini terkait dengan informasi yang ada pada saat masa lalau masa kini dan masa mendatang.

Sudah barang tentu banyaknya dokumen / arsip yang tersimpan menjadi acuan dalam proses pencarian arsip tersebut, oleh karena adanya manajemen penyimpanan dokumen yang tertata dengan baik mampu menjadi solusi dalam proses pencarian informasi dalam suatu arsip. Jika penyimpanan arsip sudah tertata dan terstruktur dengan baik maka proses pencarian suatu dokumen akan menjadi lebih mudah dan cepat.

Begitu juga sebaliknya jika proses penyimpanan dokumen tidak tertatadan terstruktur dengan baik maka hal tersebut akan menghambat proses pencarian dokumen terkait karena tidak adanya struktur yang baik dalam proses pencarian dokumen yang sangat banyak.

2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan effektif dan effisien

Proses penyimpanan arsip yang effisien dan effektif dapat pula menjadikan penyusutan data yang tersimpan baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Tanpa mengurangi informasi yang terdapat didalamnya Penataan Sistem Penyimpanan Arsip berfungsi pula sebagai alternative lain dari penghematan space dan kertas pada ruang penyimpanan.

Sebagai contoh dapat kita asumsikan penyimpanan arsip dalam bentuk softcopy dapat membantu effisiensi pada ruang penyimpanan real, seperti menyimpan arsip dan data retensi dalam bentuk softcopy dan kita bisa memusnahkan dokumen fisik yang sudah terlalu lama disimpan dengan terlebih dahulu menyimpqan dokumen retensi tersebut kedalam bentuk softcopy dan menyimpannya didalam sebuah system manajemen dokumen.

Sehingga apabila data tersebut dibutuhkan kembali suatu saat, kita dapat mengambil data yang tersimpan dari file softycopy tersebut.

3. menjaga agar data dan informasi didalam arsip tersebut dapat ditempatkan di tempat tertentu, baik dalam kelompok, subjek, divisi maupun jenis kesamaan informasi.

Dengan adanya pengelompokan data yang tersimpan maka beberapa proses penggunaan kembali informasi dalam suatu arsip dapat dengan mudah ditelusuri, dan dengan pengelompokan data ini dapat membuat suatu hierarki pengelompokan data menurut informasi yang tersimpan dan hanya bisa diakses oleh bagian yang terkait.

4. Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat didalam arsip

Salah satu Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip yaitu bagaimana menghindari hilangnya informasi yang terdapat didalam arsip itu sendiri, dapat dibayangkan apabila peneglolaan arsip yang tidak tersimpan dengan baik maka beberapa resiko yang terjadi  salah satunya adalah hilangnya fisik arsip tanpa disengaja.

Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan ArsipArsip yang tidak tersimpan dengan baik dan lokasi penyimpanan yang tersebar membuat banyak kesulitan bagi user untuk mencari kembali informasi, selain waktu yang kurang effisien dalam mencari arsip tersebut maka resiko kehilangan arsip semakin besar dikarenakan banyaknya dokumen arsip yang tidak memiliki informasi lokasi dimana terdapatnya arsip yang diinginkan.

Dari beberapa informasi diatas dapat di gamabrkan bahwa sesungguhnya Penataan Sistem Penyimpanan Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi kelangsungan berjalannya suatu organisasi ataupun individu, dengan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip yang baik maka proses pencarian informasi dan data yang ada akan semakin lebih effisien. dan meningkatkan tingkat effektifitas dalam suatu proses kerja.

 

Semoga Bermanfaat…

 

Baca Juga Peranan dan fungsi arsip dalam organisasi

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.