UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang :
a. bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam
Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara;
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;
c. bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik
dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
harus dilakukan dalam suatu system penyelenggaraan kearsipan nasional yang
komprehensif dan terpadu;
d. bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri;
e. bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan
sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;
f. bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh
perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan;
Mengingat : Pasal 5 ayat (1), Pasal 20, dan Pasal 28F Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
Dengan Persetujuan Bersama
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
dan
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : UNDANG-UNDANG TENTANG KEARSIPAN.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang-Undang ini yang dimaksud dengan :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,
keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan
kegiatan kearsipan.
11.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
12.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
13.Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan negara
meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya
berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
14.Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan
berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang
kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
15.Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang
berkedudukan di ibukota provinsi.
16.Arsip daerah kabupaten/kota adalah Lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat
daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah
kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota.
17.Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi,
baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di
lingkungan perguruan tinggi.
18.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh
keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan
dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
19.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan
fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
20.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
21.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
22.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
23.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip
inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna,
dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga kearsipan.
24.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan
kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
25.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
26.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif,
dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
27.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan
yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta
arsip kepada lembaga kearsipan.
28.Sistem kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang
membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi
dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam
penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
29.Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem
informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan
informasi kearsipan nasional.
30.Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
31.Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh
lembaga kearsipan dan dicari oleh Lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
BAB II
MAKSUD, TUJUAN, ASAS, DAN
RUANG LINGKUP
Bagian Kesatu
Maksud dan Tujuan
Pasal 2
Undang-Undang ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam
penyelenggaraan kearsipan nasional.
Pasal 3
Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk :
a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional;
b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Bagian Kedua
Asas
Pasal 4
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:
a. kepastian hukum;
b. keautentikan dan keterpercayaan;
c. keutuhan;
d. asal usul (principle of provenance);
e. aturan asli (principle of original order);
f. keamanan dan keselamatan;
g. keprofesionalan;
h. keresponsifan;
i. keantisipatifan;
j. kepartisipatifan;
k. akuntabilitas;
l. kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n. kepentingan umum.
Bagian Ketiga
Ruang Lingkup
Pasal 5
(1) Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.
(2) Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
serta lembaga kearsipan.
BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
Bagian Kesatu
Umum
Pasal 6
(1) Penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
(2) Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi.
(3) Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.
(4) Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
perguruan tinggi.
(5) Tanggung jawab penyelenggara kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.
(6) Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), penyelenggara kearsipan nasional melakukan penelitian dan pengembangan serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.
Pasal 7
Penetapan kebijakan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) meliputi bidang:
a. pembinaan;
b. pengelolaan arsip;
c. pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN;
d. organisasi;
e. pengembangan sumber daya manusia;
f. prasarana dan sarana;
g. pelindungan dan penyelamatan arsip;
h. sosialisasi kearsipan;
i. kerja sama; dan
j. pendanaan.
Pasal 8
(1) Pembinaan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat 5 dilaksanakan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, lembaga kearsipan daerah provinsi, lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota, dan Lembaga kearsipan perguruan tinggi.
(2) Pembinaan kearsipan provinsi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
(3) Pembinaan kearsipan kabupaten/kota dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
kabupaten/kota terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.
(4) Pembinaan kearsipan perguruan tinggi dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
Pasal 9
(1) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (5) dilakukan terhadap arsip
dinamis dan arsip statis.
(2) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. arsip vital;
b. arsip aktif;
c. arsip inaktif.
(3) Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(4) Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Lembaga kearsipan.
Bersambung ke UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN II
