Undang – Undang Yang Menyangkut Kearsipan
Sebuah pengelolaan arsip yang baik dan benar memang merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting bagi suatu organisasi yang bersifat operasional, dan semua informasi yang terkandung didalam arsip mampu membantu proses pekerjaan dalam sebuah organisasi menjadi lebih tepat dan efisien, namun untuk membangun sebuah system pengelolaan yang baik diperlukan pemahaman yang sangat mendalam tentang semua elemen – elemen didalam pengelolaan arsip itu sendiri.
Untuk itulah pemerintah mengeluarkan beberapa keputusan terkait dengan arsip dan pengelolaannya dimana pasal-pasal yang ada didalamnya dapat memberikan gambaran secara umum mengenai bidang kearsipan diindonesia.
Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Pemerintah sendiri telah menerbitkan beberapa keputusan dan informasi mengenai cakupan “Arsip” baik arsip fisik maupun non fisik, salah satunya tertera dalam pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyatakan bahwa arsip adalah :
“Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara“.
Sedangkan untuk arsip non fisik (Elektronik) yang tedapat dalam Pasal 1 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang menyatakan bahwa :
“Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya“.
Sedangkan untuk arsip yang termasuk didalam kategori arsip milik negara dijelaskan dalam Pasal 33 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyatakan :
“Arsip yang tercipta dari kegiatan milik negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip milik negara“.
Pengelolaan arsip dinamis
Untuk pengelolaan arsip dinamis pemerintah juga menjelaskan pada Pasal 40 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan :
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan:
a.andal
b.sistematis
c.utuh
d.menyeluruh
e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
Jadi dengan adanya beberapa pasal diatas dapat memberikan gambaran mengenai arsip dan pengelolaannya untuk kepentingan organisasi, perorangan ataupun pemerintahan.
