Unit Pengelolaan Dokumen Rekam Medis
Didalam sebuah divisi pengelolaan dokumen rekam medis ada beberapa unit pengelola yang masing – masing memiliki jobdesk sesuai fungsi dan tujuan pengelolaan sebuah dokumen rekam medis, unit-unit teresbut antara lain :
- Unit Asembling, dimana unit ini bekerja sebagai peneliti kelengkapan sebuah dokumen rekam medis sebelum masuk kedalam proses penyimpanan. dokumen yang telah diisi oleh unit pencatatan rekam medis seperti unit rawat jalan, Unit gawat darurat, unit rawat inap dan lain sebagainya akan dikirim ke unit asembling akan di cek kelengkapan form ataupun administrasi lainnya, jadi dalam hal ini fungsi dan peranan sebuah unit asembling dalam pelayanan rekam medis adalah sebagai perakit informasi rekam medis , peneliti data rekam medis serta pengendali dokumen yang tidak lengkap sehingga dokumen yang tersimpan didalam rekam medis sudah sesuai dengan standar kelengkapan dokumen rumah sakit.
- Unit Coding, unit ini bertanggung jawab memberikan penetapan kode disebuah dokumen yang memudahkan pencarian kembali sebuah dokumen yang akan dipergunakan kembali informasi yang ada didalamnya, dengan standarisasi koding yang telah ditetapkan sesuai dengan kebutuhan rumah sakit itu sendiri. sehingga pada saat pencarian kembali user yang akan mencari sebuah dokumen akan menemukan dokumen tersebut dengan cepat dan tepat berdasarkan kode yang telah dibuat oleh unit koding tersebut.
- Unit Indeksing, unit ini bertanggung jawab terhadap penyimpanan dokumen rekam medis yang tersimpan dalam sebuah database dan membuat indeks – indeks yang sesuai dengan kebutuhan dokumen.
- Unit Filling, sebuah unit yang bertanggung jawab dalam penyimpanan retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis, selain itu juga filling menyediakan dokumen rekam medis yang telah lengkap sehingga memudahkan user dalam menggunakan informasi yang ada didalam dokumen tu sendiri.
- Unit Analisis dan Reporting, unit yang berfungsi sebagai penganalisis seua dokumen rekam medis yang masuk kedalam unit rekam medis untuk diolah dan disajikan menjadi data yang isa dipergunakan dalam pengambilan keputusan manajemen rumah sakit yang meliputi :
- Data dasar RS : Data dasar rumah sakit, Indikator pelayanan, Fasilitas Rumah sakit.
- Data ketenagaan.
- Data kegiatanpelayanan.
- Data Mortalitas (Pasien Rawat Jalan & Pasien Rawat Inap).
- Data bulanan (Data kunjungan, informasi 10 besar penyakit dan lain-lain).
Kesimpulan
Unit – unit yang ada didalam sebuah divisi pegelolaan dokumen rekam medis masing- masing sudah memiliki tugas dan tanggung jawab yang saling terkait, dimana setiap unit harus berjalan sehingga unit lain bisa berjalan, jadi dalam hal ini pengelolaan dokumen rekam medis memerlukan kerja sama yang padu antar unit sehingga bisa menghasilkan pelayanan yang maksimal yang dapat meningkatkan kredibilitas dan manajemen mutu pengendalian dokumen yang baik didalam sebuh organisasi pelayanan kesehatan.
Dengan kata lain unit yang da didalam sebuah manajemne pengelolaan dokumen rekam medis merupakan ujung tombak rumah sakit dalam peningkatan pelayanan rumah sakit, dengan adanya unit pengelolaan dokumen yang baik maka secara langsung mampu meningkatkan pelayanan rumah sakit itu sendiri bak dalam hal informasi maupun dalam hal pelayanan.
